In deinem Café benötigst du natürlich eine Kasse, an der deine Gäste bezahlen können. Wenn du dich einmal am Markt umsiehst, wirst du schnell feststellen: Die analoge Registrierkasse und die Bestellaufnahme per Zettel und Stift haben ausgedient. Heute sind POS Systeme (= Point of Sale, übersetzt also "Ort des Verkaufs") oder auch mobile Kassensysteme im Einsatz. Meistens sind das inzwischen iPad-Kassensysteme mit - falls nötig - dazugehörigen Handhelds. In der Gastronomie gibt es einige Spezialfälle, die ein solches Kassensystem bedienen muss. Welche das sind, worauf du bei der Auswahl des passenden Anbieters achten musst und welche Optionen es am Markt gibt, erfährst du in diesem Artikel.
- Infos zu Funktionen
- Infos zur Hardware
- Neue Bestimmungen seit 2020
- Hier gehts direkt zur Anbieterliste
Die wichtigsten Funktionen
In der Gastronomie müssen Kassensysteme zeigen, was sie wirklich draufhaben. Auch wenn dein Café kein riesiger Betrieb ist, sollte deine Gastronomie-Kassensoftware die folgenden Funktionen beinhalten:
Tischmanagement
Die Möglichkeit, eigene Tischpläne und -nummern anzulegen, sollte eine der Standardfunktionen deiner Kassensoftware sein. Im besten Fall wird dir dein Tischplan als Vollgrafik angezeigt und erleichtert dir und deinem Team das Bonieren und Buchen. Dies macht natürlich vor allem Sinn, wenn du eine entsprechend große Location hast.
© orderbird - Mit dem Tischplan hast du alle Bons und Umsätze im Blick
Individualisierung
Eigene Artikel und Preise anzulegen sollte ebenfalls standardmäßig als Funktion in deiner Kassensoftware integriert sein. Das gilt auch für das Layout deiner Kassenbons und Rechnungen.
Tischoptionen
Wenn du Tischservice anbietest und deine Gäste nicht sofort bei dir am Tresen bezahlen müssen, sollte dein Kassensystem diverse Tischoptionen draufhaben:
- Umbuchen: Ein Gast wechselt während seines/ihres Aufenthalts den Tisch, z.B. setzt sich zuerst raus, dann rein. Mit der Funktion "Umbuchen" kannst du so die Umsätze dieses Gastes einfach auf den neuen Tisch umziehen und vom alten Tisch löschen.
- Split / Separieren: Der Klassiker, wenn mehrere Parteien an einem Tisch sitzen und getrennt bezahlen möchten.
- Übernahme: Ist wahrscheinlich für dein Café kein Muss, aber diese Funktion kommt bei einem Schichtwechsel zum Einsatz. Der Umsatz, der bei Mitarbeiter*in A auflief, wird ihm/ihr angerechnet. Übernimmt Mitarbeiter*in B den Tisch, laufen alle Umsätze ab diesem Zeitpunkt auf ihn/sie. Das kannst du natürlich umgehen, indem deine Mitarbeiter*innen bei Schichtende immer abkassieren.
- Zurückholen / "Parken": Mit dieser Option können mehrere Mitarbeiter*innen an einer Kasse arbeiten und ihre jeweiligen Tische bzw. Bons zu jeder Zeit weiter bearbeiten.
Rechnung
In Bezug auf die Rechnungsstellung sollte dein Kassensystem über eine Stornofunktion für Tische und Rechnungen verfügen und im besten Fall auch Rabatte berücksichtigen können. Rechnungen sollten zudem automatisch duplizierbar sein. Neben allgemeinen Bons solltest du natürlich auch Bewirtungsbelege drucken können.
Zur Datensicherung ist es vorteilhaft, wenn deine Kassensoftware alle Rechnungen automatisch in einer Cloud speichert oder sie zur weiteren Abspeicherung als Email versendet.
Berichte
Neben dem Tagesabschluss (Z-Bericht), muss dein Gastronomie-Kassensystem diverse andere Berichte ausstellen können, z.B.:
- Kassenbuchbericht
- Stornobericht und ggfs. Rabattbericht
- Umsatzberichte nach Zeitraum und Mitarbeiter*in
Zugangsberechtigungen
Eine weitere Standardfunktion deines Kassensystems sollte eine ordentliche Verwaltung von Rechten und Rollen deiner Angestellten. Jede*r Mitarbeiter*in bekommt einen Pin, mit dem er/sie sich bei der Kasse anmeldet.
Wer es noch kennt: Bei einer "klassischen" Registrierkasse weisen sich die Kellner*innen mit einem Dallas-Schlüssel (auch i-Button oder Kellox Key genannt) aus.
Finanzamt
Du erwirtschaftest Umsätze und dazu noch (wahrscheinlich) hauptsächlich mit Bargeld: Da hat das Finanzamt natürlich ein Auge drauf. Alle modernen Kassensysteme sind inzwischen finanzamt- und GoBD-konform (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Ebenfalls wichtig ist eine DATEV-Schnittstelle, über die du alle relevanten Daten und Berichte an deine Steuerberatung oder bei einer Steuerprüfung übermitteln kannst.
Bezahloptionen
Deine Kunden werden es dir danken, wenn sie nicht nur mit Bargeld bei dir bezahlen können. Deshalb ist es wichtig, dass dein Kassensystem zumindest Kartenzahlung oder andere Bezahloptionen (z.B. Apple Pay) integriert hat. Und das am besten ohne horrende Gebühren.
Achte auch darauf, ob du Trinkgeld direkt in den Kartenleser eingeben kannst.
Sonstiges
Du bist verpflichtet, die Programmier- und Bedienungsanleitung in deiner Kasse jederzeit abrufen zu können.
Hardware
Natürlich gehört zu einem Gastro-Kassensystem auch die entsprechende Hardware. Mach dir Gedanken, was du wirklich benötigst. Wenn du beispielsweise Tischservice anbietest, macht es Sinn, in Handhelds zum Funkbonieren zu investieren. In den meisten Fällen kannst du auch im Nachhinein deine Hardware aufstocken, wenn neue Prozesse es erfordern. Wenn du schon Geräte wie Tablet(s) oder dergleichen hast, kannst du die Kassensoftware oftmals auf diesen installieren. Informiere dich vorab, ob diese kompatibel sind.
Für dein Café wirst du in der Regel die folgenden Hardware-Komponenten als Basisausstattung benötigen:
- iPad-Kassensystem / Tablet-Kassensystem: Inzwischen sollte jeder mit solchen Gerätschaften umgehen können und die Bedienung dürfte weder für dich noch für deine Angestellten ein Problem sein. Noch dazu sind diese Kassensysteme sehr schlank gehalten, so dass sie auch auf einem kleinen Tresen nicht viel Platz wegnehmen.
- Kassenlade: Wahrscheinlich wirst du in deinem Café nicht ausschließlich mit Kellnergeldbeuteln für das Abkassieren von Bargeld arbeiten. Deshalb benötigst du zumindest eine kleine Kassenlade.
- Belegdrucker: Zum Ausstellen von Bons für deine Gäste und ggfs. auch für die Küche.
- Kartenleser: Damit deine Gäste auch bargeldlos bei dir bezahlen können.
- Handhelds / Funkbonieren: Handhelds sind quasi digitaler Stift und Zettel, meistens in Form eines Smartphones oder iPod Touch. Damit können deine Angestellten bei Tischservice die Bestellung direkt an die Küche oder den Tresen schicken sowie bei den Gästen direkt am Tisch kassieren.
Ob du weitere Geräte, wie z.B. einen Barcodescanner benötigst, hängt natürlich von der Größe und dem Konzept deines Cafés ab.
Checkliste zur Auswahl des passenden Kassensystems
Es tummeln sich so einige Anbieter für Gastronomie-Kassensysteme auf dem Markt. Bevor du deine Recherche startest, mach dir zuerst klar, was du wirklich brauchst. Das gilt für Funktionen und Hardware. Setz dich am besten mit deinem Servicepersonal zusammen und stellt eine Liste mit euren Anforderungen zusammen. Wahrscheinlich haben deine Angestellten oder du selbst schon mit dem ein oder anderen Kassensystem gearbeitet, so dass ihr daraus erste Schlüsse ziehen könnt.
Wenn ihr eine Auswahl getroffen habt, lasst euch auf jeden Fall die Kassensoftware vorführen. So könnt ihr auch gleich Fragen direkt an den Anbieter stellen. Die meisten Kassensysteme könnt ihr kostenlos für einen bestimmten Zeitraum testen. Nehmt euch auf jeden Fall einen Tag Zeit, um einen Geschäftstag einmal durchzuspielen, inklusive aller Eventualitäten, die in eurem Café auftreten können. Nehmt dafür unbedingt euer Servicepersonal hinzu! Dieses Durchspielen könnt ihr im Zuge einer Generalprobe vor der Eröffnung eures Cafés machen: Ladet ein paar Freunde ein und "probt" euren Café-Betrieb.
Neue Bestimmungen seit Januar 2020
Am 1. Januar 2020 trat die Kassensicherungsverordnung (kurz: KassenSichV) in Kraft. Wenn du ein digitales Kassensystem einsetzt, bist du seit diesem Datum dazu verpflichtet, dieses mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) nachzurüsten. Inzwischen solltest du also ein Update für deine Kassensoftware durchgeführt haben. Diese einheitliche Schnittstelle verbindet deine Daten mit dem Finanzamt. Hintergrund ist der, dass deine Grundaufzeichnungen (Geldbewegungen) somit nicht mehr nachträglich manipulierbar oder gar löschbar sind. Das Bundesfinanzministerium will so Schwarzgeld und Steuerhinterziehung unterbinden (viel Erfolg!).
Die TSE-Lizenz lassen sich die Anbieter meist extra vergüten!
Mit Eintritt der Kassensicherungsverordnung bist du außerdem zur Belegausgabe verpflichtet, wenn du ein elektronisches Kassensystem einsetzt. Das bedeutet, dass du als Café-Betreiber*in für jeden Geschäftsfall einen Beleg nachweisen musst. In manchen Fällen kannst du dich von der Belegausgabepflicht befreien lassen, z.B. wenn es in deinem täglichen Betrieb nicht zumutbar oder machbar ist. Dafür wendest du dich an dein zuständiges Finanzamt.
Zudem bist du laut KassenSichV seit 2020 dazu verpflichtet, dein Kassensystem beim zuständigen Finanzamt anzumelden.
Mehr Informationen zur Kassensicherungsverordnung findest du hier.
Anbieter für Gastronomie-Kassensysteme
Die Anbieter für elektronische Kassensysteme decken generell allerlei Einsatzmöglichkeiten ab, vom Einzelhandel bis hin zum mobilen Einsatz auf Messen. Die meisten Anbieter haben jedoch die Sonderanforderungen in der Gastronomie erkannt und entsprechende Funktionen dafür geschaffen. Manche Kassensysteme sind auch speziell nur für die Gastronomie konzipiert. Ich habe mit einigen Café-Betreiber*innen über ihr eingesetztes Kassensystem gesprochen und alle sind sich einig: Die perfekte Lösung gibt es nicht. Oftmals sind Funktionen schlichtweg unpraktisch und nicht optimal für das Tagesgeschäft in einem Café programmiert worden. Dennoch machen viele Anbieter einen guten Job und entwickeln ihr Kassensystem mit Feedback aus der Branche stetig weiter.
Nachfolgend findest du Anbieter, die für den Einsatz in der Gastronomie zugeschnittene Kassensysteme anbieten.
SumUp
- Kostenlose Testphase: 30 Tage Geld-Zurück-Garantie
- Kosten: Hardware ab 29 Euro + 0,9% pro EC-Kartenzahlung bzw. 1,9% pro Kreditkartenzahlung, keine monatlichen Fixkosten
- GoBD-konform: Ja
- Finanzamtkonform (KassenSichV und TSE): Ja
- DATEV-Schnittstelle: Ja
- Website: sumup.de
shore
- Kostenlose Testphase: Ja
- Kosten: 49,90 Euro pro Monat + 69 Euro pro Kartenlesegerät + Transaktionsgebühren (0,95% Debitkarte, 1,90% Kreditkarte)
- GoBD-konform: Ja
- Finanzamtkonform (KassenSichV und TSE): Ja
- DATEV-Schnittstelle: Ja
- Website: shore.com
orderbird
- Kostenlose Testphase: Nein aber kostenlose Demo
- Kosten: Ab 29 Euro / Monat pro Gerät (Lizenz) + Hardware Starter-Paket ab 319 Euro
- GoBD-konform: Ja
- Finanzamtkonform (KassenSichV und TSE): Ja
- DATEV-Schnittstelle: Ja
- Website: orderbird.com
Lightspeed Restaurant
- Kostenlose Testphase: Nein, aber kostenlose Demo
- Kosten: ab 35 Euro pro Monat Lizenzgebühr; Hardware muss extra angeschafft werden
- GoBD-konform: Ja
- Finanzamtkonform (KassenSichV und TSE): Ja
- DATEV-Schnittstelle: Ja
- Website: lightspeedhq.de
ready2order
- Kostenlose Testphase: Ja, 15 Tage
- Kosten: ab 24 Euro pro Monat + 99 Euro einmalige Aktivierungsgebühr
- Add Ons, z.B. Kassenbuch kostenpflichtig
- GoBD-konform: Ja
- Finanzamtkonform (KassenSichV und TSE): Ja
- DATEV-Schnittstelle: Ja
- Website: ready2order.com
Gastronovi
- Kostenlose Testphase: Ja, 14 Tage
- Kosten: Ab 49 Euro pro Monat pro Lizenz/Gerät (exkl. Hardware)
- GoBD-konform: Ja
- Finanzamtkonform (KassenSichV und TSE): Ja
- DATEV-Schnittstelle: Ja
- Website: gastronovi.com
iZettle
- Kostenlose Testphase: Ja, 7 Tage
- Kosten: Transaktionsgebühren (0,75% - 2,75%) zzgl. Kosten für Hardware (z.B. Komplettsystem ab 249 Euro)
- GoBD-konform: Ja
- Finanzamtkonform (KassenSichV und TSE): Ja
- DATEV-Schnittstelle: Nein
- Website: izettle.com
GastroSoft
- Kostenlose Testphase:
- Kosten: Ab 249 Euro (Lizenz) + ab 1.099 Euro (All-in-one Kasse)
- GoBD-konform: Ja
- Finanzamtkonform (KassenSichV und TSE): Ja
- DATEV-Schnittstelle: Ja (per FiBu Add-On)
- Website: gastrosoft.de
tillhub
- Kostenlose Testphase: Kostenlose Demo
- Kosten: Angebot muss individuell angefordert werden
- GoBD-konform: Ja
- Finanzamtkonform (KassenSichV und TSE): Ja
- DATEV-Schnittstelle: Ja
- Website: tillhub.de
Hast du bereits mit einem der oben genannten Kassensysteme gearbeitet? Habe ich eins vergessen? Schreib mir gerne in den Kommentaren!
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