Hier gehts direkt zum Anbietervergleich.

Grundlegende Fragen

Um dir einen Einstieg in das Thema Geschäftskonto zu geben, klären wir erst einmal die folgenden Fragen:

Brauche ich überhaupt ein Geschäftskonto?

Die Antwort ist: Kommt darauf an. Gesetzlich ist für dich ein Firmenkonto nur Pflicht, wenn du eine Kapitalgesellschaft wie z.B. eine GmbH gründen möchtest. Als Einzelunternehmer*in kannst du theoretisch dein privates Girokonto auch für geschäftliche Zwecke verwenden. Trotzdem ist es in jedem Fall sinnvoll, ein extra Geschäftskonto zu eröffnen, auch wenn du nicht gesetzlich dazu verpflichtet bist. Alleine der Abgrenzung für die Steuererklärung wegen wirst du (und deine Buchhaltung) letzten Endes froh sein, die verschiedenen Transaktionen nicht auseinanderfrickeln zu müssen. Oftmals schließen Banken die geschäftliche Nutzung von Girokontos in ihren AGBs auch aus.

Soll ich mein Geschäftskonto online oder bei einer Filialbank eröffnen?

Wo du dein Geschäftskonto letztendlich eröffnen kannst, hängt von einer Reihe an Faktoren ab. Wichtig ist zunächst erstmal die Rechtsform: Bei Gründung einer Kapitalgesellschaft muss eine Stammeinlage gezahlt werden. Dazu muss zumindest die Geschäftsführung persönlich anwesend sein, viele Banken verlangen, dass alle Gesellschafter zum Termin erscheinen. Bei Filialbanken ist das kein Problem. Direktbanken (bzw. Onlinebanken) oder FinTechs haben in der Regel keine Filialen. Bei einigen dieser Banken kannst du trotzdem ein Firmenkonto für deine GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) eröffnen, indem sie eine alternative Form der Identifizierung, wie z.B. IDnow oder Post-Ident, anbieten.

Als Inhaber*in eines Cafés (oder generell in der Gastronomie) ist für dich wichtig, ob du Bargeld auf dein Geschäftskonto einzahlen kannst. Inzwischen geht zwar der Gebrauch von Bargeld auch in Deutschland immer weiter zurück, aber das wird in Zukunft weiterhin einen großen Teil deiner Einnahmen ausmachen. Hier haben die Filialbanken klar einen Vorteil. Manche Direktbanken oder FinTechs bieten aber Bargeldeinzahlungen bei Partnerbanken an - lassen sich das aber entsprechend vergüten.

Gibt es ein kostenloses Geschäftskonto?

Ein kostenloses Geschäftskonto gibt es nicht wirklich. Zwar verlangen manche Anbieter bei ihren Kontomodellen keine monatliche Kontoführungsgebühr, jedoch fallen im Geschäftsalltag Gebühren für diverse Services oder Funktionen an. Im nächsten Abschnitt erfährst du mehr zu den generellen Kostenpunkten.

Geschäftskonto Kosten

Rechne am besten einmal deine ganzen Posten und individuellen Anforderungen durch, bevor du dich für einen Anbieter entscheidest. Falls du noch keine Referenzwerte hast, schätze sie. Denn viele Gebühren sind variabel und machen im Endeffekt den Großteil der Kosten aus. Deshalb lässt sich nicht pauschal sagen, welches Geschäftskonto das kostengünstigste ist. 

Nachfolgend findest du eine Auflistung an Kosten, die in der Regel für ein Geschäftskonto anfallen können:

• Kontoführungsgebühr: Der Klassiker, der eigentlich keiner weiteren Erklärung bedarf. Viele Banken bieten unterschiedliche Kontenmodelle an, die sich in der Höhe der Kosten und Leistungen unterscheiden. Oftmals geht eine niedrige Kontoführungsgebühr mit höheren variablen Kosten einher und umgekehrt. Prüfe also genau, was du wirklich braucht und lege dich nicht vorschnell nur aufgrund der Höhe der Kosten für die Kontoführung fest.
• Gebühren für Buchungsposten: Hierbei ist zwischen beleglosen Buchungen und beleghaften Buchungen zu unterscheiden. Erstere sind generell alle Onlinebuchungen, die du von deinem Geschäftskonto aus tätigst oder empfängst. Die Gebührenstruktur ist hier unterschiedlich (bis zu ca. 0,60 Euro pro Buchung sind möglich), manchmal hast du ein bestimmtes Inklusiv-Kontingent an Buchungsposten pro Monat. Zu den beleghaften Buchungen gehören insbesondere Ein- und Auszahlungen von Bargeld sowie Überweisungen per Formular. Hier können bis zu 10 Euro pro Buchung anfallen.
• Kosten für Einzahlungen und Auszahlungen: Dieser Posten ist für dich als Gastronom*in besonders wichtig. Du wirst im Tagesgeschäft einen Großteil deiner Einnahmen in bar erhalten, die du regelmäßig auf dein Firmenkonto einzahlen musst. Anbieter, die eine Bareinzahlung auf das Geschäftskonto erlauben, verlangen gerne mal bis zu ca. 5 Euro pro Einzahlung. Auszahlungen werden bei Filialbanken über die EC-Karte abgewickelt und sind in der Regel kostenlos - in den eigenen Filialen, versteht sich. Onlinebanken oder FinTechs umgehen die Tatsache, dass sie keine eigenen EC-Automaten betreiben, mit der Ausgabe von Kreditkarten. Mit diesen kannst du überall Geld von deinem Geschäftskonto abheben, wirst aber dafür Gebühren (ein bestimmter %-Satz von der Auszahlungssumme) zahlen müssen.
• Kreditkartengebühr: Während EC-Karten meistens kostenlos beim Geschäftskonto dabei sind, verlangen Anbieter insbesondere für Kreditkarten gerne (jährliche) Gebühren. Auch Zusatzkarten sind oftmals kostenpflichtig.
• Weitere Kosten: Es können weitere Kosten für dein Geschäftskonto anfallen, wenn z.B. dein Zahlungsverkehr über die Landesgrenzen hinausgeht, du persönlichen Service in Anspruch nimmst und natürlich, wenn Rückbuchungen anfallen oder du ins Minus rutschst.

Vergleich Anbieter Geschäftskonto

Im nachfolgenden Vergleich habe ich die Anbieter außen vor gelassen, die keine Bargeldeinzahlung auf ihr Geschäftskonto anbieten. 

Disclaimer: Ich spreche hier keine Empfehlung für ein bestimmtes Geschäftskonto oder einen bestimmten Anbieter aus. Dafür sind die Anforderungen zu individuell. Auch die Reihenfolge spiegelt keine Präferenz wider, es handelt sich lediglich um eine objektive Auflistung. 

Geschäftskonto eröffnen: Checkliste für Gastronomen

Bevor du dich für einen Anbieter entscheidest, gehe erst einmal die wichtigsten Fragen durch:

1. Kann ich ein Geschäftskonto für eine Kapital- oder Personengesellschaft eröffnen (falls auf dich zutreffend)?
2. Kann ich Bargeld einzahlen und wenn ja, welche Gebühren fallen dafür an?
3. Preis-/Leistungsverhältnis individueller Anforderungen (z.B. Transaktionen in  Fremdwährung, Anzahl Buchungen, EC- und Kreditkarten inklusive? etc.)

Geschäftskonto Anbieter vergleichen

Die nachfolgende (unvollständige) Liste gibt dir einen ersten Überblick der Geschäftskonto Anbieter, die für dich als Café-Inhaber*in oder generell als Gastronom*in in Frage kommen (Stand aller Daten 09/2021):

Commerzbank Geschäftskonto

Die Commerzbank ist wie z.B. die Deutsche Bank Teil der Cash Group und somit mit einem sehr großen Filialnetzwerk ausgestattet. Bei den Kontomodellen Premium und Premium Plus hast du 5 Einzahlungen pro Monat inklusive. Das dritte Kontomodell Klassik unterscheidet sich von den Premium-Modellen neben den Kontoführungs- und variablen Gebühren v.a. dadurch, dass sowohl für die EC-Karte als auch für die Kreditkarte eine jährliche Gebühr fällig wird. Wenn du dich in der Gründung befindest, kannst du das "Commerzbank GründerAngebot" mit vergünstigten Konditionen in Anspruch nehmen.

Aktionsangebot für das Geschäftskonto Klassik: Für die ersten 6 Monate wird keine Kontoführungsgebühr fällig und du erhältst 100 Euro Bonus, wenn du das Konto online abschließt. 

• Kontoführungsgebühr ab 15,90 Euro pro Monat
• Bargeldeinzahlung jeweils 2,50 Euro; (5 Einzahlungen pro Monat inklusive bei Premium Plus)
• Beleglose Buchungsposten ab 0,20 Euro (10 Buchungen pro Monat inklusive bei Geschäftskonto Klassik)
• Beleghafte Buchungsposten je 2,50 Euro
• Commerzbank Girocard inklusive
• Kreditkarte (Mastercard) 79,90 Euro pro Jahr (Klassik, sonst inklusive)
• Business Card Premium Debit 5,90 Euro pro Monat (Klassik, sonst inklusive)

Zum Commerzbank Geschäftskonto >>

Postbank Geschäftskonto

Als Filialbank bist du bei der Postbank was Bargeldeinzahlungen (und -auszahlungen) angeht schonmal safe. Hierfür werden allerdings Gebühren fällig. Du hast die Wahl zwischen drei Kontenmodellen (Postbank Business Giro, Business Giro Aktiv, Business Giro Plus), die sich v.a. hinsichtlich der variablen Kosten für beleglose Buchungsposten sowie den Kontoführungsgebühren und der Höhe deines durchschnittlichen Habensaldos unterscheiden. Eine kostenlose EC-Karte sowie eine gebührenpflichtige Kreditkarte sind mit dabei.

Bei der Postbank gibt es aktuell eine Aktion: Die ersten 6 Monate wird kein Kontoführungsentgelt fällig

• Kontoführungsgebühr ab 12,90 Euro pro Monat
• Bargeldeinzahlung je 3,00 Euro (für alle Kontenmodelle)
• Beleglose Buchungsposten ab 0,14 Euro
• Beleghafte Buchungsposten je 2,00 €
• EC-Karte inklusive
• Postbank Business Card Plus (Debit) für 24 Euro pro Jahr
• Postbank Mastercard Kreditkarte für 30 Euro pro Jahr

Zum Postbank Geschäftskonto >>

Deutsche Bank Geschäftskonto

Mit ihrem Filialnetz ist die Deutsche Bank für Bargeldeinzahlungen gut aufgestellt. In zwei von den insgesamt drei Kontenmodellen hast du bis zu vier Einzahlungen pro Monat inklusive, ansonsten wird eine Gebühr erhoben. Die Modelle Deutsche Bank Business BasicKonto, Business ClassicKonto und BusinessPremium Konto unterscheiden zudem v.a. in der Höhe der monatlichen Kosten für die Kontoführung sowie der Gebühren für beleglose Buchungen. Du bekommst zudem eine kostenlose EC-Karte sowie eine Kreditkarte (in den Modellen Classic und Premium ebenfalls kostenlos).

• Kontoführungsgebühr ab 12,90 Euro pro Monat
• Bargeldeinzahlung je 2,50 Euro; (2/4 Einzahlungen pro Monat inklusive bei Classic/Premium)
• Beleglose Buchungsposten ab 0,06 Euro
• Beleghafte Buchungsposten je 2,50 Euro
• EC-Karte inklusive
• Kreditkarte (Mastercard) 29 Euro pro Jahr (Basic), sonst kostenlos

Sparkasse Geschäftskonto

Die Sparkasse ist ein weiterer klassischer Anbieter von Geschäftskontos mit einem riesigen Filialnetzwerk. Hier unterscheiden sich die Konditionen je nach Stadt. In München gibt es beispielsweise die Kontomodelle Geschäftskonto Klassik, Komfort und Professional. Für Bargeldeinzahlungen werden für die Einzahlung von Scheinen und Münzen unterschiedliche Gebühren fällig, dafür hast du drei Einzahlungen (Banknoten) pro Monat in jedem Kontomodell inklusive. Fürs E-Banking fallen nochmals extra Gebühren an, ebenso für die EC-Karte. Die Business Kreditkarte musst du extra kostenpflichtig anfordern. Die Daten unten beziehen sich auf den Standort München.

• Kontoführungsgebühr ab 9,95 Euro pro Monat
• Bargeldeinzahlung je 1,03 Euro (Banknoten), 2% vom Einzahlungsbetrag (mind. 2,50 € bei Münzeinzahlung)
• Alle Buchungsposten ab 0,36 Euro
• EC-Karte 10,30 Euro pro Jahr
• Kreditkarte (Mastercard oder Visa) ab 29,90 Euro pro Jahr (extra anzufordern)

HypoVereinsbank Geschäftskonto

Die HVB ist mit einem guten Filialnetz ausgestattet und bietet ein modulares Kontenmodell. Je nachdem, wie viele beleglose Transaktionen du im Monat durchführst, errechnet sich der Preis entsprechend.

• Kontoführungsgebühr ab 25 Euro pro Monat
• Zusätzliche Transaktionen über die Inklusiv-Anzahl hinaus: 0,40 Euro

Was ist mit N26, Kontist, Holvi & Co?

FinTechs wie Kontist, Holvi oder N26 haben die Bankenszene in den letzten Jahren ziemlich aufgewirbelt. Der Ansatz ist es, Banking über das Smartphone abzuwickeln und so wenig wie möglich "offline" zu erledigen. Deshalb sind diese Firmenkonten für dich als Café-Inhaber*in nur bedingt geeignet. Hauptgrund ist die extrem eingeschränkte Möglichkeit, Bargeld einzuzahlen. Das geht - wenn überhaupt - nur bei Partnern (z.B. in Einzelhandelsgeschäften) gegen eine Gebühr. Zudem ist es bei einigen Anbietern nicht möglich, ein Firmenkonto als juristische Person (z.B. GmbH, UG) zu eröffnen. Ein Geschäftskonto bei einem FinTech könnte für dich in Frage kommen, wenn du deine Location z.B. auf die Zielgruppe Geschäftsleute oder Reisende ausrichtest und vorhast, den Großteil deines Tagesgeschäfts über Kartenzahlung abzuwickeln.

Laut Informationen auf den jeweiligen Websites arbeiten aber bereits einige FinTechs daran, Bargeldeinzahlungen anzubieten. 

Einen ausführlichen Artikel über Digitale Geschäftskonten für Selbständige findest du auf meinem Blog okreadycoach.com.

Fazit

Neben den oben aufgelisteten Anbietern und Kontomodellen gibt es noch so einige weitere am Markt, die für dich als Gastronom*in sinnvoll sein könnten. Du hast somit die Qual der Wahl. Mach dich aber nicht verrückt. Such dir ein paar Geschäftskonto Anbieter heraus und gleiche deren Leistung mit deinen Ansprüchen ab. Das geht, wie wir gesehen haben, weit über die Kontoführungsgebühren hinaus. Von einem Gedanken solltest du dich aber gleich verabschieden: Die kostenlose eierlegende Wollmilchsau wirst du leider nicht finden.

Tipps für deinen Dienstplan

Bevor du deinen Dienstplan erstellst, benötigst du erst einmal Informationen über deine Personalsituation, Kennzahlen und rechtliche Rahmenbedingungen.

Wie lange im Voraus soll ich einen Schichtplan erstellen?

Im besten Fall erstellst du einen Schichtplan für die nächsten 14 Tage. Oftmals werden Dienstpläne nur von Woche zu Woche erstellt, deine Mitarbeiter:innen werden sich aber freuen, wenn sie eine etwas längere Planungssicherheit haben. 

Tipp #1: Probiere beide Varianten mit deinem Team für ca. 3 Monate aus. Entscheidet danach gemeinsam, ob ihr mit wöchentlichen oder zweiwöchentlichen Dienstplänen weitermachen wollt.

Muss ich alle Wünsche meiner Mitarbeitenden erfüllen?

Du als Schichtplaner:in solltest natürlich so gut es geht auf die Wünsche deines Teams eingehen, was Arbeitstage und -zeit anbelangt. Doch seien wir ehrlich: Du wirst es niemals allen zu 100% recht machen können. Kläre mit deinen Mitarbeiter:innen generelle Verfügbarkeiten ab und welche Umstände sie haben, z.B. Kinder, die in den Kindergarten gebracht und abgeholt werden müssen.

Tipp #2: Sprecht den Dienstplan zusammen im Team durch und klopft aktuell anstehende Termine in den kommenden 7 bzw. 14 Tagen ab: Arzttermin, Urlaub, Feiertage etc. Teile anschließend fix die Schichten ein.

Wichtig zu beachten sind außerdem zwischenmenschliche Faktoren. Arbeitet vielleicht Andi ungern mit Paul? Sind Julia, Deniz und Franky einfach ein mega eingespieltes Team? Wer kann was besonders gut? Wie ergänzen sich die einzelnen Personen? Berücksichtige solche Sachen unbedingt bei deiner Planung.

Welche gesetzlichen Regelungen muss ich beachten?

Achte darauf, dass du arbeitsrechtliche Vorschriften bei deiner Schichtplanung einhältst. Das sind z.B.

• Vertraglich geregelte Stunden pro Woche / Monat
• Allgemeine Arbeitszeiten
• Pausenzeiten
• Urlaubsanspruch und Guttage
• Pause zwischen zwei Schichten

Keine Angst, das musst du natürlich nicht alles im Kopf haben und händisch ausrechnen: Eine digitale Dienstplan-Software hilft dir dabei, alles im Blick zu behalten.

Was passiert, wenn jemand ausfällt?

Menschen sind keine Roboter. Es kann immer sein, dass jemand aus deinem Team kurzfristig krank wird oder anderweitig ausfällt. Ebenso kann eine unerwartet hohe Auslastung eintreten und du brauchst schnell noch 1 - 2 Kolleg:innen. Im besten Fall hast du hierfür Aushilfen parat, die geschwind einspringen können.

Tipp #3: Führe eine Art Bereitschaftsdienst ein, so dass z.B. wöchentlich wechselnd immer eine Person auf Abruf bereitsteht. Biete hierfür im Gegenzug beispielsweise einen Guttag pro zwei Wochen Bereitschaft an.

Welche Kennzahlen brauche ich für einen professionellen Schichtplan?

Jetzt kommen wir zum geschäftlichen Teil. Es gibt eine Reihe von Performance-Indikatoren, die du unbedingt für die Erstellung deines professionellen Schichtplans berücksichtigen solltest:

Durchschnittliche Anzahl Bons pro Stunde

Dank deines elektronischen Kassensystems kannst du dir diese Kennzahl leicht über ein Reporting ziehen. Dazu nimmst du die Zahlen von z.b. 14 Tagen und errechnest so die durchschnittliche Anzahl an Kassenbons pro Stunde (Tageszeit) für einen normalen Umsatztag. Beachte dabei auch den Wochentag und ggfs. saisonale Schwankungen. 

Durchschnittliche Anzahl Bons pro Mitarbeiter:in

Mit dieser Kennzahl siehst du, wie viele Bons ein/e Mitarbeiter:in in einer Stunde "schaffen" kann. Zur Bestimmung ziehst du dir ebenfalls einen Report aus deiner Kasse. Damit die Zahl aussagekräftig genug ist, sollten mindestens 14 Arbeitseinsätze pro Person im Report erfasst werden. Diese Zahl hängt natürlich stark davon ab, ob du z.B. Tischservice oder Mahlzeiten anbietest.

Durchschnittlicher Umsatz pro Bon pro Mitarbeiter:in

Auch dieser Wert hängt wie oben bereits erwähnt von deinem gastronomischen Betrieb ab. Bietest du Mahlzeiten an? Gibt es Tischservice? Trotzdem wird es immer Teammitglieder geben, die es besser als andere verstehen, sogenanntes Up- oder Cross-Selling zu betreiben. Das bedeutet, dass sie die Kunden öfter dazu animieren können, z.B. noch ein Croissant zu ihrem Kaffee zu bestellen, den besonderen Specialty Coffee zu probieren oder Mandelmilch anstatt Kuhmilch nehmen. Diese Kennzahl spuckt dir wieder dein Kassenreporting aus.

Wie kombiniere ich nun alle Infos zu einem krass guten Dienstplan?

Nun kommt es darauf an, die dir zur Verfügung stehenden Informationen effektiv zu nutzen. Im besten Fall schaffst du es kontinuierlich, Unter- und Überbesetzung zu vermeiden sowie deinen Umsatz durch cleveren Personaleinsatz zu steigern. 

Tu es dir nicht an, Schichtpläne noch auf Papier oder Excel zu erstellen. Inzwischen gibt es dafür eine Reihe an Apps, die dir dabei helfen, deine Schichtplanung digital zu machen. Die Erstellung an sich funktioniert generell über Drag-and-Drop. Die Software warnt dich davor, wenn du Mitarbeiter:innen einplanst, die vorher definierte Parameter überschritten haben bzw. wenn es zu Überschneidungen kommt (z.B. Soll-Arbeitszeit, Urlaub).

Einige Anbieter für Online Dienstpläne arbeiten bereits mit Algorithmen, um den für deinen Betrieb optimalen Schichtplan unter Berücksichtigung der oben beschriebenen Kennzahlen zu erstellen. 

15 Apps für deinen Online Dienstplan

Die nachfolgend aufgelisteten Apps sind allesamt online als SaaS (Software as a Service) verfügbar und benötigen keine Installation. 

shore

shore ist ein umfangreiches Tool und verknüpft diverse Bereiche eines Betriebs. Ursprünglich nicht auf die Gastronomie ausgelegt, bietet shore inzwischen eine Branchenlösung an. 

• Großer Funktionsumfang, z.B. Marketing-Instrumente, Chat-Tools
  
• Verknüpfung mit iPad-Kassensystem möglich
  
• Kostenlose Demo
  
• Ab 39,90 Euro pro Monat (bei jährlicher Zahlung)
  

>> Zur Dienstplan App shore

Papershift

Papershift bietet in seiner "Professional" Version einen Algorithmus zur automatischen Dienstplanerstellung an. Du kannst alle Funktionen 14 Tage lang gratis testen.

• iOS und Android Apps
• Rollen- und Rechtesystem
• Digitaler Stundenzettel
• Zusatzfeatures: Urlaubsverwaltung, Zeiterfassung und Lohnabrechnung
• Preis auf Anfrage

Planday

Mit Planday können deine Teammitglieder in einer App selbst ihre Schichten verwalten und tauschen (mit Freigabefunktion). 30 Tage lang kannst du alles kostenlos testen.

• Apps für Android und iOS
• Urlaubsverwaltung und Personalmanagement im Plus-Tarif
• Zeiterfassung kann für 1 Euro pro Monat und User dazugebucht werden
• Ab 2,99 Euro pro Monat und User

biduum

biduum wird von der SIEDA GmbH entwickelt und bietet dir neben einem Online Dienstplan weitere Funktionen. Für bis zu 5 Mitarbeitende ist die Software kostenlos.

• Zusätzliche Features: Online Urlaubsplanung, Urlaubsantrag und -freigabe, Zeiterfassung
• Verfügbar auf PC/Laptop, Tablet, Smartphone
• Ab dem/der 6. Angestellten: 4 Euro pro Monat und Mitarbeiter:in (bei jährlicher Zahlung)

gastromatic

Gastromatic wurde - wie der Name bereits andeutet - gezielt für die Gastronomie entwickelt. Die App wartet mit einem Algorithmus auf, der dir hilft, deinen Dienstplan effizient und smart zu erstellen. Du kannst gastromatic 14 Tage kostenlos testen.

• Weitere Features in der Basisversion: Abwesenheitsplanung + Antragswesen, Zeiterfassung, Stammdatenverwaltung, Automatische Berechnung von Zuschlägen
• Automatisierter Dienstplan
• Smartphone-App für Mitarbeiter:innen
• Auf allen Geräten verfügbar
• Weiter Module zubuchbar, z.B. Personalakte, Lohnabrechnung, Schnittstellen zu Kassensystemen
• Ab 115 Euro pro Monat

ShiftJuggler

ShiftJuggler vereint Online Dienstplan, Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung in einer App. Die Lösung deckt mehrere Branchen ab. 30 Tage lang kannst du ShiftJuggler kostenlos testen.

• Fünf verschiedene Dienstplan Ansichten durch Filtereinstellungen
• Online Urlaubsverwaltung mit Anfrage und Freigabe
• Im Browser auf allen Geräten nutzbar
• Zeiterfassung per App, Terminal und im Browser möglich
• Ab 34 Euro pro Monat

Shiftbase

Die branchenunabhängige Shiftbase Software ist im Browser und per App verfügbar. Du hast 14 Tage Zeit, um die Bezahlversionen von Shiftbase kostenlos auszuprobieren. Es gibt auch eine Free Version.

• App für Android und iOS
• Zusatzfeatures: Urlaubsplaner und -freigabe, Zeiterfassung
• Add-Ons: Personalmanagement, Online Stempeluhr
• Mitarbeiter können selbst Schichten tauschen
• Ab 3,25 Euro pro Monat und Mitarbeiter:in

shyftplan

shyftplan bietet eine KI-unterstützte automatisierte Schichtplanung an. Um mehr zu erfahren - wahrscheinlich auch den Preis - ist eine Demo notwendig.

• Schichtplan, Urlaubsplanung und Zeiterfassung
• Mitarbeiter können selbständig Schichten tauschen
• Mobile App für Android und iOS
• Preis auf Anfrage

tamigo

tamigo wartet mit vier Tarifen mit unterschiedlichem Funktionsumfang auf. Im kleinsten Tarif sind neben der Dienstplan-Funktion z.b. noch Abwesenheitsmanagement und Kommunikations-Tools enthalten. Du hast 30 Tage Zeit, um alles ausgiebig zu testen.

• Smartphone App für iOS und Android
• Funktionsumfang erweiterbar für größere Unternehmen
• Ab 15 Euro pro Monat und Standort

Staffomatic

Staffomatic by easypep bietet dir eine Reihe von Features in drei Tarifen an. Der Basic-Tarif dürfte für den Start in einem kleineren Betrieb ausreichend sein. Die kostenlose Testphase endet allerdings bereits nach 10 Tagen.

• Mitarbeiter können sich auf Schichten bewerben
• App für iOS und Android
• Urlaubsplaner ODER Zeiterfassung im Basic-Tarif inbegriffen
• Weitere Features in höheren Tarifen, z.B. Kommunikationstools, Rollen- und Rechtesystem
• Ab 1,80 Euro pro Monat und Nutzer

Quinyx

Die Software von Quinyx unterstützt dich bei der Schichtplanung mit vorinstallierten Regeln. So kannst du Schichten auf Grundlage von Fähigkeiten und Qualifikationen vergeben. 

• Zeiterfassung mit Stempeluhr
• Smartphone App für dich und dein Team
• Abwesenheiten verwalten
• Aufgabenverwaltung
• Kostenlose Demo
• Keine Preisangaben

planovo

planovo wird in zwei Versionen angeboten, die eine Reihe von Zusatzfeatures umfassen. Die in München entwickelte Software kannst du 30 Tage lang kostenlos testen.

• Mitarbeiterzugang
• Zusatzfeatures: Rollen- und Rechtesystem, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Kommunikationstools
• Add-Ons: Zeiterfassung, Stempeluhr
• Über den Browser auf allen Geräten verfügbar
• Ab 2,00 Euro pro Monat pro Mitarbeiter:in

onduro

onduro bietet zwei Tarife: "Flex", wenn du hauptsächlich Aushilfen beschäftigst und "Fest", wenn du mehr Festangestellte hast. Die Funktionen beschränken sich auf die reine Dienstplanung. 

• Smartphone App für iOS und Android
• Kostenlose Demo
• Ab 49 Euro pro Monat (für Teams mit hauptsächlich Festangestellten)

schichtplaner-online

Schichtplaner-online wird von der gleichnamigen UG in Augsburg entwickelt und ist in der Basisversion kostenlos. Nach kostenloser Registrierung kannst du kostenpflichtige Zusatzmodule in der Pro-Version auswählen.

• Zusatzfeatures: Kommunikations- und Chat-Tool, Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung
• Preise erst nach Registrierung sichtbar

Fazit

Auch im digitalen Zeitalter ist die Schichtplanung alles andere als ein Zuckerschlecken. Doch mithilfe diverser Funktionen von Online Dienstplan Software wird diese Aufgabe schon erheblich einfacher. Mit neuen Algorithmen wird dein Dienstplan anhand der Fähigkeiten, Verfügbarkeiten und Qualifikationen deiner Mitarbeiter:innen mit den oben genannten Kennzahlen abgeglichen und optimal erstellt. Deine Teammitglieder können ihre Einsätze in einer App verwalten und ggfs. Schichten untereinander tauschen.

Trotzdem ist es wichtig, dass du dich mit deinem Team zusammensetzt und den neuen Schichtplan absprichst, bevor er final rausgeht. So kommunizierst du mit deinem Team auf Augenhöhe und bist ansprechbar, wenn individuelle Wünsche vielleicht einmal nicht garantiert werden können. 

Welche Steuern fallen in der Gastronomie an?

Manche Steuerarten fallen für alle Arten von Gastro-Betrieben an, andere wiederum nur bei einem bestimmten Angebot. Nachfolgend findest du eine Auflistung.

Gewerbesteuer

Die Gewerbesteuer fällt, wie der Name schon sagt, für jede Art von Gewerbe an und wird von der Stadt bzw. Gemeinde erhoben, in der dein Betrieb ansässig ist. Die Besteuerungsgrundlage ist der ermittelte Jahresgewinn (= Gewerbeertrag). Dieser wird zunächst mit der deutschlandweit einheitlichen Steuermesszahl multipliziert (3,5%). Anschließend wird der von Gemeinde zu Gemeinde variierende Gewerbesteuerhebesatz angesetzt. Schau auf die Website deiner Gemeinde, dort findest du den für dich geltenden Hebesatz.

(Gewerbeertrag x 3,5%) x Hebesatz = Gewerbesteuer

Vom Gewerbeertrag können Einzelunternehmer und Personengesellschaften einen Freibetrag von 24.500 Euro pro Jahr (Stand 2021) abziehen. Je nach Unternehmensform zählen diverse Ertragsarten oder Ausgaben nicht zum Gewerbeertrag. Lass dich diesbezüglich auf jeden Fall von deiner Steuerberatung aufklären.

Einkommensteuer

Einzelunternehmen und Personengesellschaften unterliegen der Einkommensteuer. Diese wird nicht auf den Gewinn des Unternehmens erhoben, sondern die Gesellschafter müssen den ihnen zustehenden Gewinnanteil in ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung angeben und versteuern. Das gilt auch für Einzelunternehmer*innen. Je höher der Gewinn, desto höher fällt die Einkommensteuer aus. Zur Gewinnermittlung genügt hier eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).

Vom ermittelten Gewinn kannst du den Grundfreibetrag abziehen, d.h. auf diesen Betrag musst du keine Einkommensteuer bezahlen. Dieser erhöht sich jedes Jahr, aktuell sind 9.744 Euro für Ledige bzw. 19.488 Euro für Ehepaare mit gemeinsamer Veranlagung steuerfrei (Stand 2021). Ab 2022 erhöht sich der Grundfreibetrag auf 9.984 Euro bzw. 19.968 Euro.

Neben den Freibeträgen kann auch die Gewerbesteuer auf die Einkommensteuer angerechnet werden. 

Körperschaftssteuer

Die Körperschaftssteuer ist das Äquivalent zur Einkommensteuer für Kapitalgesellschaften und wird auf den steuerlichen Gewinn erhoben. Dieser wird mittels Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung berechnet.

Aktuell sind 15% Körperschaftssteuer + Solidaritätszuschlag auf den ermittelten steuerlichen Gewinn zu zahlen. Einen Freibetrag gibt es hier nicht.

Lohnsteuer

Als Arbeitgeber bist du verpflichtet, Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und - falls zutreffend - Kirchensteuer für deine Mitarbeiter an das Finanzamt abzuführen.

Umsatzsteuer

Als Betreiber*in eines Gastronomiebetriebs bist du natürlich verpflichtet, Umsatzsteuer auf deine Speisen, Getränke und Dienstleistung zu erheben. Diese führst du nach dem Vorsteuerabzug an das zuständige Finanzamt ab. 

In der Gastronomie-Branche gelten verschiedene Umsatzsteuersätze, die manchmal nicht ganz so einfach festzustellen sind. Mehr dazu findest du weiter unten in diesem Artikel.

Pauschalbeträge für Sachentnahmen

Das Finanzamt nimmt an, dass du als Gastronom:in in deinem eigenen Betrieb isst und trinkst. Deshalb wird jedes Jahr ein Pauschalbetrag errechnet, dazu zieht das Statistische Bundesamt die ermittelten Aufwendungen privater Haushalte für Speisen und Getränke heran. 

Der Betrag richtet sich nach der Art deines Gastronomiebetriebs, so musst du aktuell für dein Café jährlich 906 Euro ansetzen (Stand 07/2021). Das sind knapp 76 Euro pro Monat. Wenn du der Meinung bist, dass du niemals auch nur annähernd an diese Summe herankommst, musst du genau über deine Entnahmen Buch führen. Nur dann wird das Finanzamt einen geringeren Betrag anerkennen. Dass du überhaupt nichts in deinem Café oder Restaurant konsumierst, wird dir das Finanzamt in der Regel nicht glauben.

Mehr Informationen dazu findest du auf der Seite des Bundesfinanzministeriums.

Sonstige Steuern

Neben den oben genannten Steuern können je nach Situation weitere Steuern auf dich zukommen. Wenn dir z.B. das Grundstück bzw. die Immobilie gehört, in der du deinen Betrieb führst, musst du zusätzlich Grundsteuer abführen.

Bietest du alkoholische Getränke an, musst du extra Steuern für Spirituosen, Bier und Wein abführen.

Schwundbuch nicht vergessen

Wenn du schon einmal mit Lebensmitteln gearbeitet hast, wirst du sicher schon einmal welche weggeworfen haben, weil sie nicht mehr genieß- oder verkaufbar waren. Diese Beträge (Wareneinsatz) fehlt dir am Ende bei einer Betriebsprüfung (und deiner Gewinnermittlung), wenn du sie nicht ordentlich dokumentierst. Und das machst du im Schwundbuch.

Dort dokumentierst du, 

• welches Lebensmittel 
• in welcher Menge
• warum entsorgt wurde.

Das gilt auch, wenn dir z.B. beim Servieren eine Tasse Kaffee herunterfällt.

Die einfache Umsatzsteuer-Regelung...NICHT

Wie oben bereits versprochen, geht es in diesem Abschnitt um den Umsatzsteuer-Spaß in der Gastronomie. 

Verzehren deine Gäste ihre Getränke und Speisen in deinem Café oder Restaurant (Sitzplätze sind vorhanden), musst du 19% Umsatzsteuer erheben, denn das Finanzamt wertet dies als Dienstleistung.

Bis Ende 2022 gilt aufgrund der COVID-19 Situation der verringerte Steuersatz von 7% auf den In-Haus-Verzehr von Speisen. Auch hier sind Getränke ausgenommen.

Betreibst du einen mobilen Kaffee-Wagen, eine Bäckerei oder einen Stehimbiss oder bestellen deine Restaurant-Gäste ihr Essen zum Mitnehmen, müssen nur 7% Umsatzsteuer angesetzt werden. Das Finanzamt wertet dies als Lebensmittellieferung. Ausgenommen davon sind Getränke und sogenannte Luxusspeisen, wie z.B. Hummer: Diese werden weiterhin mit 19% besteuert. Eine Ausnahme der Ausnahme gibt es bei den Getränken Leitungswasser und Milch: Diese werden weiterhin mit 7% besteuert. Was uns zum Dilemma beim Coffee To Go führt:

Ein schwarzer Kaffee zum Mitnehmen wird mit 19% versteuert. Alles klar, ist ja ein Getränk und somit von der geringen Besteuerung ausgenommen. Doch was ist mit Latte Macchiato, Milchkaffee, Cappuccino und Co? Da ist doch Milch drin...?! Die Antwort ist: Kommt darauf an. Wenn das Getränk zu 75% oder mehr aus Milch besteht, gelten sie als Milchmischgetränke und du kannst 7% Umsatzsteuer ansetzen - wenn sie zum Mitnehmen bestellt werden.

Wie und wann führe ich die Steuern ab?

Deinen Jahressteuerbescheid für die unten aufgeführten Steuern reichst du jeweils für das vorherige Kalenderjahr ein. Stichtag ist aktuell immer der 31.07. des Folgejahres. Oftmals sind aber auch unterjährige Zahlungen nötig:

Gewerbesteuer

Jedes Jahr gibst du deine Gewerbesteuererklärung beim Finanzamt ab, welches den Gewerbesteuermessbetrag festsetzt und deine zuständige Gemeinde informiert. Von dort erhältst du den Gewerbesteuerbescheid. Anschließend zahlst du deine Gewerbesteuer quartalsweise im Voraus zum 15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November.

Einkommensteuer

Je nach Höhe der im vorangegangenen Veranlagungszeitraum festgelegten Einkommensteuer musst du ggfs. vierteljährliche Vorauszahlungen leisten. Diese sind dann jeweils am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember fällig.

Körperschaftssteuer

Auch für die Körperschaftssteuer sind quartalsweise Vorauszahlungen zu leisten, nämlich wie bei der Einkommensteuer jeweils am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember.

Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer führst du monatlich durch die Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt ab. Falls du mehr Vorsteuer bezahlt hast, bekommt du die Differenz zurückerstattet. Bis zum 10. des Folgemonats musst du deine Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben haben. 

Lohnsteuer

Die Lohnsteuer führst du jeden Monat bei der Gehaltsauszahlung ab.

Fazit

Wie du siehst, ist die ganze Steuergeschichte ein kompliziertes Unterfangen. Deshalb ist es nur sinnvoll, alles an eine Steuerberatung und Buchhaltung abzugeben. Es gibt schließlich einen Grund, warum es dafür Ausbildungsberufe und Studiengänge gibt. Sie werden (hoffentlich!!) darin immer besser sein als du 😉 Du bist Gastronom:in und solltest dich genau darum kümmern: Um dein Café, dein Restaurant, deine Mitarbeitenden, deine Lieferant:innen, etc. 

Trotzdem ist ein gewisses Grundwissen in Sachen Steuern unerlässlich. Schließlich sollst du dein Geschäft führen und sinnvolle Entscheidungen treffen. Und das kannst du nur, wenn du mit der Materie zumindest in den Grundzügen vertraut bist.

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Die wichtigsten Funktionen

In der Gastronomie müssen Kassensysteme zeigen, was sie wirklich draufhaben. Auch wenn dein Café kein riesiger Betrieb ist, sollte deine Gastronomie-Kassensoftware die folgenden Funktionen beinhalten:

Tischmanagement

Die Möglichkeit, eigene Tischpläne und -nummern anzulegen, sollte eine der Standardfunktionen deiner Kassensoftware sein. Im besten Fall wird dir dein Tischplan als Vollgrafik angezeigt und erleichtert dir und deinem Team das Bonieren und Buchen. Dies macht natürlich vor allem Sinn, wenn du eine entsprechend große Location hast.

© orderbird - Mit dem Tischplan hast du alle Bons und Umsätze im Blick

Individualisierung

Eigene Artikel und Preise anzulegen sollte ebenfalls standardmäßig als Funktion in deiner Kassensoftware integriert sein. Das gilt auch für das Layout deiner Kassenbons und Rechnungen.

Tischoptionen

Wenn du Tischservice anbietest und deine Gäste nicht sofort bei dir am Tresen bezahlen müssen, sollte dein Kassensystem diverse Tischoptionen draufhaben:

• Umbuchen: Ein Gast wechselt während seines/ihres Aufenthalts den Tisch, z.B. setzt sich zuerst raus, dann rein. Mit der Funktion "Umbuchen" kannst du so die Umsätze dieses Gastes einfach auf den neuen Tisch umziehen und vom alten Tisch löschen.
• Split / Separieren: Der Klassiker, wenn mehrere Parteien an einem Tisch sitzen und getrennt bezahlen möchten.
• Übernahme: Ist wahrscheinlich für dein Café kein Muss, aber diese Funktion kommt bei einem Schichtwechsel zum Einsatz. Der Umsatz, der bei Mitarbeiter*in A auflief, wird ihm/ihr angerechnet. Übernimmt Mitarbeiter*in B den Tisch, laufen alle Umsätze ab diesem Zeitpunkt auf ihn/sie. Das kannst du natürlich umgehen, indem deine Mitarbeiter*innen bei Schichtende immer abkassieren.
• Zurückholen / "Parken": Mit dieser Option können mehrere Mitarbeiter*innen an einer Kasse arbeiten und ihre jeweiligen Tische bzw. Bons zu jeder Zeit weiter bearbeiten.
  

Rechnung

In Bezug auf die Rechnungsstellung sollte dein Kassensystem über eine Stornofunktion für Tische und Rechnungen verfügen und im besten Fall auch Rabatte berücksichtigen können. Rechnungen sollten zudem automatisch duplizierbar sein. Neben allgemeinen Bons solltest du natürlich auch Bewirtungsbelege drucken können.

Zur Datensicherung ist es vorteilhaft, wenn deine Kassensoftware alle Rechnungen automatisch in einer Cloud speichert oder sie zur weiteren Abspeicherung als Email versendet.

Berichte

Neben dem Tagesabschluss (Z-Bericht), muss dein Gastronomie-Kassensystem diverse andere Berichte ausstellen können, z.B.:

• Kassenbuchbericht
• Stornobericht und ggfs. Rabattbericht
• Umsatzberichte nach Zeitraum und Mitarbeiter*in
  

Zugangsberechtigungen

Eine weitere Standardfunktion deines Kassensystems sollte eine ordentliche Verwaltung von Rechten und Rollen deiner Angestellten. Jede*r Mitarbeiter*in bekommt einen Pin, mit dem er/sie sich bei der Kasse anmeldet. 

Wer es noch kennt: Bei einer "klassischen" Registrierkasse weisen sich die Kellner*innen mit einem Dallas-Schlüssel (auch i-Button oder Kellox Key genannt) aus.

Finanzamt

Du erwirtschaftest Umsätze und dazu noch (wahrscheinlich) hauptsächlich mit Bargeld: Da hat das Finanzamt natürlich ein Auge drauf. Alle modernen Kassensysteme sind inzwischen finanzamt- und GoBD-konform (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Ebenfalls wichtig ist eine DATEV-Schnittstelle, über die du alle relevanten Daten und Berichte an deine Steuerberatung oder bei einer Steuerprüfung übermitteln kannst.

Bezahloptionen

Deine Kunden werden es dir danken, wenn sie nicht nur mit Bargeld bei dir bezahlen können. Deshalb ist es wichtig, dass dein Kassensystem zumindest Kartenzahlung oder andere Bezahloptionen (z.B. Apple Pay) integriert hat. Und das am besten ohne horrende Gebühren.

Achte auch darauf, ob du Trinkgeld direkt in den Kartenleser eingeben kannst.

Sonstiges

Du bist verpflichtet, die Programmier- und Bedienungsanleitung in deiner Kasse jederzeit abrufen zu können. 

Hardware

Natürlich gehört zu einem Gastro-Kassensystem auch die entsprechende Hardware. Mach dir Gedanken, was du wirklich benötigst. Wenn du beispielsweise Tischservice anbietest, macht es Sinn, in Handhelds zum Funkbonieren zu investieren. In den meisten Fällen kannst du auch im Nachhinein deine Hardware aufstocken, wenn neue Prozesse es erfordern. Wenn du schon Geräte wie Tablet(s) oder dergleichen hast, kannst du die Kassensoftware oftmals auf diesen installieren. Informiere dich vorab, ob diese kompatibel sind.

Für dein Café wirst du in der Regel die folgenden Hardware-Komponenten als Basisausstattung benötigen:

• iPad-Kassensystem / Tablet-Kassensystem: Inzwischen sollte jeder mit solchen Gerätschaften umgehen können und die Bedienung dürfte weder für dich noch für deine Angestellten ein Problem sein. Noch dazu sind diese Kassensysteme sehr schlank gehalten, so dass sie auch auf einem kleinen Tresen nicht viel Platz wegnehmen.
• Kassenlade: Wahrscheinlich wirst du in deinem Café nicht ausschließlich mit Kellnergeldbeuteln für das Abkassieren von Bargeld arbeiten. Deshalb benötigst du zumindest eine kleine Kassenlade.
  
• Belegdrucker: Zum Ausstellen von Bons für deine Gäste und ggfs. auch für die Küche.
• Kartenleser: Damit deine Gäste auch bargeldlos bei dir bezahlen können. 
• Handhelds / Funkbonieren: Handhelds sind quasi digitaler Stift und Zettel, meistens in Form eines Smartphones oder iPod Touch. Damit können deine Angestellten bei Tischservice die Bestellung direkt an die Küche oder den Tresen schicken sowie bei den Gästen direkt am Tisch kassieren.
  

Ob du weitere Geräte, wie z.B. einen Barcodescanner benötigst, hängt natürlich von der Größe und dem Konzept deines Cafés ab.

Checkliste zur Auswahl des passenden Kassensystems

Es tummeln sich so einige Anbieter für Gastronomie-Kassensysteme auf dem Markt. Bevor du deine Recherche startest, mach dir zuerst klar, was du wirklich brauchst. Das gilt für Funktionen und Hardware. Setz dich am besten mit deinem Servicepersonal zusammen und stellt eine Liste mit euren Anforderungen zusammen. Wahrscheinlich haben deine Angestellten oder du selbst schon mit dem ein oder anderen Kassensystem gearbeitet, so dass ihr daraus erste Schlüsse ziehen könnt.

Wenn ihr eine Auswahl getroffen habt, lasst euch auf jeden Fall die Kassensoftware vorführen. So könnt ihr auch gleich Fragen direkt an den Anbieter stellen. Die meisten Kassensysteme könnt ihr kostenlos für einen bestimmten Zeitraum testen. Nehmt euch auf jeden Fall einen Tag Zeit, um einen Geschäftstag einmal durchzuspielen, inklusive aller Eventualitäten, die in eurem Café auftreten können. Nehmt dafür unbedingt euer Servicepersonal hinzu! Dieses Durchspielen könnt ihr im Zuge einer Generalprobe vor der Eröffnung eures Cafés machen: Ladet ein paar Freunde ein und "probt" euren Café-Betrieb.

Neue Bestimmungen seit Januar 2020

Am 1. Januar 2020 trat die Kassensicherungsverordnung (kurz: KassenSichV) in Kraft. Wenn du ein digitales Kassensystem einsetzt, bist du seit diesem Datum dazu verpflichtet, dieses mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) nachzurüsten. Inzwischen solltest du also ein Update für deine Kassensoftware durchgeführt haben. Diese einheitliche Schnittstelle verbindet deine Daten mit dem Finanzamt. Hintergrund ist der, dass deine Grundaufzeichnungen (Geldbewegungen) somit nicht mehr nachträglich manipulierbar oder gar löschbar sind. Das Bundesfinanzministerium will so Schwarzgeld und Steuerhinterziehung unterbinden (viel Erfolg!).

Die TSE-Lizenz lassen sich die Anbieter meist extra vergüten!

Mit Eintritt der Kassensicherungsverordnung bist du außerdem zur Belegausgabe verpflichtet, wenn du ein elektronisches Kassensystem einsetzt. Das bedeutet, dass du als Café-Betreiber*in für jeden Geschäftsfall einen Beleg nachweisen musst. In manchen Fällen kannst du dich von der Belegausgabepflicht befreien lassen, z.B. wenn es in deinem täglichen Betrieb nicht zumutbar oder machbar ist. Dafür wendest du dich an dein zuständiges Finanzamt.

Zudem bist du laut KassenSichV seit 2020 dazu verpflichtet, dein Kassensystem beim zuständigen Finanzamt anzumelden. 

Mehr Informationen zur Kassensicherungsverordnung findest du hier.

Anbieter für Gastronomie-Kassensysteme

Die Anbieter für elektronische Kassensysteme decken generell allerlei Einsatzmöglichkeiten ab, vom Einzelhandel bis hin zum mobilen Einsatz auf Messen. Die meisten Anbieter haben jedoch die Sonderanforderungen in der Gastronomie erkannt und entsprechende Funktionen dafür geschaffen. Manche Kassensysteme sind auch speziell nur für die Gastronomie konzipiert. Ich habe mit einigen Café-Betreiber*innen über ihr eingesetztes Kassensystem gesprochen und alle sind sich einig: Die perfekte Lösung gibt es nicht. Oftmals sind Funktionen schlichtweg unpraktisch und nicht optimal für das Tagesgeschäft in einem Café programmiert worden. Dennoch machen viele Anbieter einen guten Job und entwickeln ihr Kassensystem mit Feedback aus der Branche stetig weiter. 

Nachfolgend findest du Anbieter, die für den Einsatz in der Gastronomie zugeschnittene Kassensysteme anbieten.

SumUp

• Kostenlose Testphase: 30 Tage Geld-Zurück-Garantie
• Kosten: Hardware ab 29 Euro + 0,9% pro EC-Kartenzahlung bzw. 1,9% pro Kreditkartenzahlung, keine monatlichen Fixkosten
• GoBD-konform: Ja
• Finanzamtkonform (KassenSichV und TSE): Ja
• DATEV-Schnittstelle: Ja
• Website: sumup.de

shore

• Kostenlose Testphase: Ja
  
• Kosten: 49,90 Euro pro Monat + 69 Euro pro Kartenlesegerät + Transaktionsgebühren (0,95% Debitkarte, 1,90% Kreditkarte)
  
• GoBD-konform: Ja
  
• Finanzamtkonform (KassenSichV und TSE): Ja
  
• DATEV-Schnittstelle: Ja
  
• Website: shore.com
  

orderbird

• Kostenlose Testphase: Nein aber kostenlose Demo
• Kosten: Ab 29 Euro / Monat pro Gerät (Lizenz) + Hardware Starter-Paket ab 319 Euro
• GoBD-konform: Ja
• Finanzamtkonform (KassenSichV und TSE): Ja
• DATEV-Schnittstelle: Ja
• Website: orderbird.com

Lightspeed Restaurant

• Kostenlose Testphase: Nein, aber kostenlose Demo
• Kosten: ab 35 Euro pro Monat Lizenzgebühr; Hardware muss extra angeschafft werden
• GoBD-konform: Ja
• Finanzamtkonform (KassenSichV und TSE): Ja
  
• DATEV-Schnittstelle: Ja
• Website: lightspeedhq.de

ready2order

• Kostenlose Testphase: Ja, 15 Tage
• Kosten: ab 24 Euro pro Monat + 99 Euro einmalige Aktivierungsgebühr
• Add Ons, z.B. Kassenbuch kostenpflichtig
• GoBD-konform: Ja
• Finanzamtkonform (KassenSichV und TSE): Ja
  
• DATEV-Schnittstelle: Ja
• Website: ready2order.com

Gastronovi

• Kostenlose Testphase: Ja, 14 Tage
• Kosten: Ab 49 Euro pro Monat pro Lizenz/Gerät (exkl. Hardware)
• GoBD-konform: Ja
• Finanzamtkonform (KassenSichV und TSE): Ja
  
• DATEV-Schnittstelle: Ja
• Website: gastronovi.com

iZettle

• Kostenlose Testphase: Ja, 7 Tage
• Kosten: Transaktionsgebühren (0,75% - 2,75%) zzgl. Kosten für Hardware (z.B. Komplettsystem ab 249 Euro)
• GoBD-konform: Ja
• Finanzamtkonform (KassenSichV und TSE): Ja
  
• DATEV-Schnittstelle: Nein
• Website: izettle.com

GastroSoft

• Kostenlose Testphase:
• Kosten: Ab 249 Euro (Lizenz) + ab 1.099 Euro (All-in-one Kasse)
• GoBD-konform: Ja
• Finanzamtkonform (KassenSichV und TSE): Ja
  
• DATEV-Schnittstelle: Ja (per FiBu Add-On)
• Website: gastrosoft.de

tillhub

• Kostenlose Testphase: Kostenlose Demo
• Kosten: Angebot muss individuell angefordert werden
• GoBD-konform: Ja
• Finanzamtkonform (KassenSichV und TSE): Ja
  
• DATEV-Schnittstelle: Ja
• Website: tillhub.de

Du möchtest nur eine einmalige Ausschankgenehmigung für eine Veranstaltung in deinem Café beantragen und nicht dauerhaft Alkohol ausschenken? Hier erfährst du, wie du eine einmalige Schankerlaubnis erhältst.

Gaststättenkonzession beantragen: Voraussetzungen und Unterlagen

Eines vorweg: Das Gaststättenrecht in Deutschland unterliegt dem jeweiligen Landesrecht. Das bedeutet, es gibt in den einzelnen Bundesländern teilweise unterschiedliche Regelungen bezüglich Alkoholausschank. So gibt es manche Bundesländer, in denen die Erlaubnispflicht abgeschafft und durch eine Anzeigenpflicht ersetzt wurde.

Da die Gaststättenkonzession personen- und raumbezogen erteilt wird, musst du grundsätzlich bereits einige Anforderungen erfüllen und Bescheinigungen einholen, bevor du sie beantragen kannst. 

Neben dem ausgefüllten Antrag für die Schanklizenz und deinem Personalausweis benötigst du:

Fachliche Eignung

Deine fachliche Eignung wird durch die folgenden Unterlagen überprüft:

• Unterrichtungsbescheinigung der IHK über die notwendigen lebensmittelrechtlichen Kenntnisse. Beachte, dass bei einer Personengesellschaft alle geschäftsführenden Gesellschafter zur Teilnahme an diesem Lehrgang verpflichtet sind. Bei juristischen Personen (UG, GmbH) liegen die Erlaubnisvoraussetzungen bei den Vertretungsberechtigten, also der Geschäftsführung oder dem Vorstand. Die Unterrichtung kostet in der Regel zwischen 60 und 80 Euro.
• Bescheinigung über Erstbelehrung zum Infektionsschutzgesetzt vom Gesundheitsamt. Diese darf bei Antragstellung nicht älter als drei Monate sein.

Persönliche Zuverlässigkeit

Neben der fachlichen Eignung musst du der Erlaubnisbehörde noch einige Bescheinigungen vorlegen, die dich als Gewerbetreibene*n betreffen:

• Amtliches Führungszeugnis: Dieses kannst du inzwischen über das Online-Portal des Bundesamts für Justiz beantragen. Alternativ meldest du dich bei deiner zuständigen Gemeinde und forderst dort dein Führungszeugnis an.
• Auszug Gewerbezentralregister: Auch dieses Dokument kannst du online beim Bundesamt für Justiz anfordern oder örtlich in deiner Gemeinde beantragen.
• Bescheinigung in Steuersachen: Diese Unbedenklichkeitsbescheinigung wird von deinem zuständigen Finanzamt ausgestellt. Das nötige Formular findest du meist auf der Website deiner Gemeinde oder Stadt, z.B. hier für München oder hier für Berlin. Beachte, dass hierfür Kosten in Höhe von ca. 10 - 20 Euro anfallen.

Objektbezogene Voraussetzung

Die Schankerlaubnis wird auf ein bestimmtes Objekt ausgestellt. Deshalb musst du deinen Miet-/Pachtvertrag einreichen (bei eigenen Räumen den Grundbuchauszug). Die Räume müssen durch eine baurechtliche Genehmigung zum Gaststättenbetrieb zugelassen sein.

Wenn du eine zweite Location mit Alkoholausschank eröffnen willst, musst du auch explizit für diese Location eine zweite Schankerlaubnis beantragen.

Schanklizenz Kosten

Die Kosten für die eigentliche Schanklizenz (ohne Kosten für Bescheinigungen etc.) hängen zunächst einmal von der Gebührenstruktur des jeweiligen Bundeslandes bzw. Gemeinde ab. In Bundesländern ohne Erlaubnispflicht (siehe unten) entfallen diese Kosten natürlich. Zudem variieren die Kosten je nach Größe der Räumlichkeiten (Quadratmeteranzahl) und Betriebsart.

Für ein kleines Café dürften sich die Gebühren ziemlich in Grenzen halten. Generell wird ein Kostenrahmen von teilweise unter 100 Euro bis zu über 3.000 Euro genannt. Letzteres gilt vor allem für größere Räumlichkeiten und Locations, in denen ein hoher Alkoholkonsum erwartet wird, z.B. Bars oder Clubs/Diskotheken.

Fristen

Ganz wichtig: Deine Gaststättenerlaubnis vor Betriebsbeginn erteilt worden sein. Selbst wenn du deinen Antrag bereits eingereicht hast und ziemlich sicher ist, dass du die Konzession bekommst, darfst du ohne den Schein in der Hand keinen Alkohol ausschenken. Sonst drohen dir Bußgelder und wahrscheinlich auch die Verwehrung der Schanklizenz.

Du weißt, die Mühlen in deutschen Behörden mahlen langsam. Reiche deinen Antrag deshalb mit allen Bescheinigungen und Dokumenten mindestens vier Wochen vor Betriebsbeginn ein.

Bundesländer ohne Gaststättenerlaubnis

In Deutschland ist das Gaststättenrecht Ländersache, so gelten in den folgenden Bundesländern liberalere Regelungen (Stand 11/2020). Dort wurde die Erlaubnispflicht für Alkoholausschank abgeschafft und durch eine Anzeigepflicht ersetzt. Diese musst du bei der Gewerbeanmeldung aber ohnehin vornehmen.

• Brandenburg
• Hessen
• Niedersachsen
• Saarland
• Sachsen
• Sachsen-Anhalt
• Thüringen

Wenn du dein Café in diesen Bundesländern eröffnest und Alkohol ausschenken möchtest, fällt für dich z.B. der Lehrgang über lebensmittelrechtliche Kenntnisse (wie weiter oben aufgelistet) weg. Ebenso die oben genannten Kosten für die eigentliche Lizenz.

Die Behörden werden aber trotzdem deine Zuverlässigkeit als Gewerbetreibende*n überprüfen. So musst du auch in den oben genannten Bundesländern ein polizeiliches Führungszeugnis und den Gewerbezentralregisterauszug vorlegen.

Einmalige Schankerlaubnis beantragen

Du möchtest gar nicht dauerhaft Alkohol ausschenken sondern z.B. einmal im Jahr beim "Café-Geburtstag"? Dann kannst du eine vorübergehende Gaststättenerlaubnis beantragen. Diese ist mit weitaus weniger Aufwand verbunden als die oben beschriebene allgemeine Gaststättenerlaubnis. Die Kosten dafür dürften im Bereich 20 - ein paar hundert Euro liegen, je nach Größe der Location und Veranstaltung.

Den Antrag für die einmalige Schankerlaubnis reichst du beim zuständigen Ordnungsamt deiner Gemeinde ein. Dort benötigen sie auch eine kurze Beschreibung der Veranstaltung, wann sie beginnt und endet und welche Speisen und Getränke angeboten werden.

Plane am besten hierfür 2 - 3 Wochen Vorlaufzeit ein.

Existenzgründung in der Gastronomie

In der Gastronomiebranche sind Gründungen in der Form des Einzelunternehmens, der GbR, GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) ziemlich häufig. Natürlich gibt es in Deutschland weitaus mehr Unternehmensformen:

• Einzelunternehmen
• Personengesellschaft
• GbR
• OHG
• KG
• GmbH & Co. KG
• PartG
• Kapitalgesellschaft
• GmbH
• UG (haftungsbeschränkt)
• AG
• KGaA

Der Sinnhaftigkeit halber schauen wir uns nur die in der Gastronomiebranche üblichen Rechtsformen Einzelunternehmen, GbR, GmbH und UG (haftungsbeschränkt) im Folgenden genauer an. Wenn du dich für die anderen Formen interessierst, findest du hier weitere Informationen.

GmbH

Eine GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) zählt zu den Kapitalgesellschaften und wird in der Regel von mindestens zwei Personen gegründet. Jedoch ist auch die Gründung einer "Ein-Personen-GmbH" (umgangssprachlich: Ein-Mann-GmbH) möglich. Der Zusatz "mit beschränkter Haftung" verdeutlicht dabei das Risiko, das die Gesellschafter:innen tragen: Sie haften nur mit dem Stammkapital des Unternehmens. Das setzt voraus, dass ihr die Mindesteinlage von 25.000 Euro eingezahlt habt. In der Praxis könnt ihr zwar mit 50% des vorausgesetzten Stammkapitals starten (also 12.500 Euro), ihr seid aber als Gesellschafter verpflichtet, die fehlenden 50% zeitnah einzuzahlen. Bis das geschehen ist, haftest du als Gesellschafter:in auch mit deinem Privatvermögen in Höhe der noch ausstehenden Einlagen. Das macht die GmbH zu einer Kapitalgesellschaft. Sie agiert als eigenständige Rechtsperson, die von der Geschäftsführung vertreten wird.

Die Gründung einer GmbH ist aufgrund des einzubringenden Kapitals und der Haftungsregelungen mit einigem Aufwand verbunden. So müssen du und deine Mitgründer im ersten Schritt einen Gesellschaftervertrag aufsetzen. Darin wird festgehalten, wer die Gründer:innen sind, Name und Gesellschaftssitz des Unternehmens, Höhe des Stammkapitals, Anzahl und Höhe der Stammeinlagen sowie der Unternehmensgegenstand. Der Anteil der Stammeinlagen bestimmt auch den Anteil der Stimmrechte und des Gewinns (oder Verlusts). Den Gesellschaftervertrag erstellst du mit denen Mitgründern am Besten mit Hilfe eines Anwalts oder einer Anwältin. Es gibt auch die Möglichkeit, ein sogenanntes Musterprotokoll zu verwenden. Dieses darf allerdings nicht abgeändert werden und ist v.a. dann sinnvoll, wenn du eine Ein-Personen-GmbH oder mit maximal zwei weiteren Personen gründest.  Investiere im Vorfeld genug Zeit, den Gesellschaftervertrag aufzusetzen. Jede Änderung des Vertrags muss erneut notariell beurkundet werden, was dich erneut entsprechend kostet.

Diesen Gesellschaftervertrag lässt du im nächsten Schritt notariell beurkunden. Das ist ein Muss. Bei diesem Termin müssen alle Gesellschafter:innen anwesend sein oder eine entsprechende Vollmacht ausgestellt haben. Bei diesem Termin bestellt ihr zudem die Geschäftsführung. Anschließend befindet sich die Gesellschaft in Gründung (GmbH i.G.).

Der nächste Weg führt dich zur Bank, bei der du dein bzw. euer Geschäftskonto eröffnest und die Stammeinlage einbezahlt wird. Dieser Termin solltest du so bald wie möglich nach der notariellen Beurkundung wahrnehmen. Hier muss zumindest die Geschäftsführung anwesend sein, manche Banken verlangen die Anwesenheit aller Gesellschafter:innen. Frag am besten vor dem Banktermin noch einmal nach, wer anwesend sein muss. Lass dir die Einzahlung in jedem Fall bescheinigen.

Diesen Einzahlungsbeleg übermittelst du nun schnellstmöglich an dein Notariat, damit der Handelsregistereintrag beim zuständigen Amtsgericht abgewickelt werden kann. Sobald der Eintrag veröffentlicht wurde (in der Regel nach spätestens ein paar Wochen), bekommst du per Post Bescheid. 

Deine GmbH musst du anschließend beim Gewerbeamt anmelden. Der Gewerbeschein schlägt je nach Stadt mit bis zu 65 Euro zu Buche. Dies kannst du allerdings erst tun, wenn dein Unternehmen bereits im Handelsregister eingetragen ist, denn für die Gewerbeanmeldung benötigst du deine Handelsregisternummer.

Ziemlich zeitgleich schickt dir das Finanzamt den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zu. Diesen füllst du am besten mit deinem/r Steuerberater:in aus. Diesen schickst du zusammen mit dem Handelsregisterauszug und Gesellschaftervertrag per Post zurück. Nach ein paar weiteren Wochen bekommst du dann die Steuernummer für deine GmbH, die du auf allen Rechnungen, Gutschriften, etc. ausweisen musst. 

Nun kann es endlich losgehen...fast. Denn du musst deine GmbH noch bei weiteren Ämtern und Behörden anmelden, wie z.B. bei der IHK. Wenn du Mitarbeiter beschäftigst, benötigst du eine Betriebsnummer vom Arbeitsamt und eine Anmeldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft.

Die GmbH ist zu doppelter Buchführung verpflichtet und du musst zum Start eine Eröffnungsbilanz erstellen. Dies machst du zusammen mit deiner Buchhaltung und Steuerberatung.

Für die Gründung deiner GmbH fallen (neben der Stammeinlage) weitere Kosten von bis zu ca. 1.000 Euro für die notarielle Beurkundung, die Gewerbeanmeldung und den Handelsregistereintrag an. Ggfs. kommen noch Anwaltsgebühren z.B. für die Erstellung des Gesellschaftervertrags auf dich zu.

Die folgenden Steuern musst du als GmbH-Inhaber:in an das Finanzamt abführen:

• Gewerbesteuer
• Körperschaftssteuer
• Solidaritätszuschlag
  
• Lohn-/Kirchensteuer (wenn du Mitarbeiter:innen beschäftigst)
• Kapitalertragssteuer
• Umsatzsteuer

UG (haftungsbeschränkt)

Die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) ist genau genommen eine Sonderform der GmbH und somit eine Kapitalgesellschaft. Du kannst auch hier alleine oder im Team gründen. Diese Rechtsform ist vor allem sinnvoll, wenn du aktuell kein Stammkapital von 25.000 Euro zur Verfügung hast. So benötigst du für die Gründung einer UG nur einen Euro Stammkapital. Es wird allerdings erwartet, dass du nach und nach Rücklagen von 25.000 Euro bildest, damit es nicht zu etwaigen Zahlungsengpässen oder - im schlimmsten Fall - zur Insolvenz kommt. Dies ist so geregelt: Du bist verpflichtet, 25% deines Jahresgewinns in eine Rücklage einzuzahlen (Thesaurierungspflicht bzw. Nachschusspflicht). Sobald du 25.000 Euro Rücklagen gebildet hast, steht es dir frei, deine UG in eine GmbH umzuwandeln. 

Übrigens: Der Zusatz "(haftungsbeschränkt)" muss auf allen offiziellen Dokumenten (auch auf deinen Rechnungen und generellem Schriftverkehr) ausgeschrieben werden. Es gibt zwar keine "haftungsunbeschränkte" UG, ist aber trotzdem Pflicht. Das sieht dann so aus: Dein Firmenname UG (haftungsbeschränkt).

Ansonsten läuft die Gründung einer UG genauso ab wie bei einer GmbH (siehe vorheriger Abschnitt). Ebenfalls gleich sind die Rechte und Pflichten der Gesellschafter:innen und der Geschäftsführung, die zu entrichtenden Steuern sowie die Pflicht zur doppelten Buchführung. Die zusätzlichen Gründungskosten (Notariat, Handelsregistereintrag, Gewerbeanmeldung etc.) können geringer ausfallen, als bei der Gründung einer GmbH. Dies hängt u.a. von der Art des Gesellschaftervertrags, Anzahl der Gründer:innen und des eingezahlten Stammkapitals ab. Du solltest aber tendenziell mit ein paar Hundert Euro an Gründungskosten rechnen.

Einzelunternehmen

Wie der Name schon sagt, wird ein Einzelunternehmen von einer einzelnen Person gegründet. Du bist dementsprechend alleinige:r Inhaber:in des Unternehmens. Das bedeutet, wenn du diese Unternehmensform wählst, hast du den alleinigen Gewinnanspruch, haftest auf der anderen Seite aber auch alleine und unbeschränkt mit deinem Privatvermögen. 

Die Gründung eines Einzelunternehmens ist sehr einfach und kostengünstig: Ein bestimmtes Mindestkapital zur Gründung eines Einzelunternehmens ist nicht nötig. Als zukünftige:r Café-Betreiber:in holst du dir beim Gewerbeamt einen Gewerbeschein, der mit maximal 65 Euro zu Buche schlägt (je nach Stadt). Das Finanzamt wird vom Gewerbeamt anschließend von deiner Gründung informiert und sendet dir innerhalb von ca. 2 Wochen den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zu. Du kannst diesen aber auch direkt auf der Website deines zuständigen Finanzamts herunterladen, um den Prozess etwas zu beschleunigen. Nachdem du diesen ausgefüllt zurückgeschickt hast, erhältst du in der Regel innerhalb von 2 - 6 Wochen einen Bescheid mit deiner Steuernummer. 

Als Einzelunternehmer:in genügt für dich zur Gewinnermittlung eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zur Ermittlung deines zu versteuernden Gewinns. Ab einer jährlichen (Geschäftsjahr) Umsatzgrenze von ca. 600.000 Euro und einem Gewinn von 60.000 Euro wird eine doppelte Buchführung notwendig.

Du kannst als Gründer:in eines Einzelunternehmens Mitarbeiter beschäftigen. Dazu benötigst du lediglich eine Betriebsnummer, die du beim zuständigen Arbeitsamt beantragst.

Als Einzelunternehmer:in musst du folgende Steuern an das Finanzamt abführen:

• Einkommenssteuer
• Solidaritätszuschlag
• Gewerbesteuer (hier hast du einen jährlichen Freibetrag von 24.500 Euro vom Gewerbeertrag; Stand 11/2020)
• Umsatzsteuer
• Lohn- und ggfs. Kirchensteuer (wenn du Mitarbeiter beschäftigst)

GbR

Die GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) ist eine Personengesellschaft und somit im Gründungsprozess recht einfach gehalten. Sie kommt dann zur Anwendung, wenn sich mindestens zwei Personen zur Erreichung eines gemeinsamen (geschäftlichen) Zwecks zusammentun. Als Gründer:in einer GbR haftest du unbeschränkt und im worst case Szenario auch mit deinem Privatvermögen.

Wie das Ganze in der Praxis aussehen soll, wird im Gesellschaftervertrag festgehalten. Dort regelt ihr u.a. wie viele Gesellschafter:innen es geben soll, den Unternehmenszweck, wer Geschäftsführer:in wird sowie die Haftungs-, Gewinn- und Verlustverteilung. Macht euch Gedanken (Blick in den Businessplan!), welche Summe an Startkapital ihr benötigt und wie ihr dieses aufbringt. Eine fixe Summe an Startkapital ist allerdings nicht vorgeschrieben. Anders als bei Kapitalgesellschaften muss dieser Gesellschaftervertrag nicht notariell beglaubigt werden. Wenn du aber für den Fall der Fälle auf Nummer sicher gehen willst, lass euren Gesellschaftervertrag von einem Anwalt oder einer Anwältin prüfen.

Sobald alle Gesellschafter:innen den Vertag unterschrieben haben, macht ihr euch auf den Weg zum Gewerbeamt. Wichtig ist hierbei, dass jede/r Gesellschafter:in einzeln einen Gewerbeschein ausfüllt. Das kannst du nicht alleine stellvertretend für eure GbR machen. 

Anschließend erhaltet ihr innerhalb von ein paar Wochen den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung vom Finanzamt zugeschickt. Um den Vorgang etwas zu beschleunigen, könnt ihr euch das Formular meistens auch auf der Website eures zuständigen Finanzamts herunterladen. Ihr unterliegt nicht der doppelten Buchführung, d.h. eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zur Gewinnermittlung genügt.

Als Personengesellschaft seid ihr nicht dazu verpflichtet, ein Geschäftskonto zu eröffnen. Um alle Transaktionen aber sauber voneinander zu trennen und es v.a. der Buchhaltung einfach zu machen, ist die Eröffnung eines extra Geschäftskontos aber auf jeden Fall sinnvoll.

Wenn ihr Mitarbeiter beschäftigen wollt, holt ihr euch eine Betriebsnummer beim zuständigen Finanzamt.

Diese Steuern bezahlst du als Gesellschafter:in einer GbR:

• Einkommenssteuer
• Solidaritätszuschlag
• Gewerbesteuer (jährlicher Freibetrag von 24.500 Euro vom Gewerbeertrag; Stand: 11/2020)
• Umsatzsteuer
• Lohn- und Kirchensteuer, wenn ihr Mitarbeiter beschäftigt

Überblick Tabelle Unternehmensformen

Hier kannst du dir eine Tabelle mit den wichtigsten Unterschieden der oben beschriebenen Unternehmensformen als PDF herunterladen:

Fazit

Für welche Unternehmensform du dich für die Gründung deines Cafés entscheidest, hängt von individuellen Faktoren ab, z.B.:

• Willst du alleine oder im Team gründen?
• Welches Startkapital habe ich zur Verfügung?
• Ist es ok für mich, unbeschränkt haftbar zu sein?
• Welche Buchführungs-, Veröffentlichungs- und Steuerpflichten kommen auf mich zu?

Ich kann und will hier keine Empfehlung aussprechen. Sprich am besten mit deiner/m Existenzgründerberater:in dieses Thema im Detail durch. Wenn ich an meine mögliche Café-Eröffnung denke, würde ich eher zur Gründung einer Kapitalgesellschaft tendieren, da v.a. für die Café-Ausstattung und eventuelle Umbaumaßnahmen einiges an Geld investiert werden muss. Zudem wird im worst case Szenario mein Privatvermögen nicht angetastet.

Was ist Coffee Cupping und warum braucht das die Welt?

Coffee Cupping ist grob gesagt nichts anderes als eine Kaffee-Verkostung. Sie reiht sich ein in Verkostungen von Genussmitteln aller Art, wie z.B. Wein, Whiskey oder Bier.

Beim Cupping bewerten auf der professionellen Specialty Coffee Ebene vor allem Einkäufer sowie Im- oder Exporteure in der Kaffeeindustrie die Qualität der verkosteten Kaffeebohnen. Dies hilft bei der Kaufentscheidung und Charakterisierung der Kaffees. Ebenso werden etwaige Fehler oder Abweichungen vom jeweiligen Kaffeeprofil herausgefunden. Wie der Name schon verrät, werden beim Cupping verschiedene Kaffees mithilfe von Tassen (cups) verkostet.

Rohkaffeespezialisten - die Q-Grader - dürfen zudem die gecuppten Kaffees nach einem Punktesystem der Specialty Coffee Standards bewerten.

Der streng standardisierte Ablauf soll garantieren, dass die Kaffeebohnen bzw. die Röstung "ablenkungsfrei" miteineander verglichen werden können, ohne dass z.B. ein weltklasse Barista durch seine Art der Zubereitung den Kaffee beeinflusst.

Für dich als Café-Betreiber*in gibt verschiedene Szenarien, um ein Cup Tasting durchzuführen:

Den besten Kaffee für das eigene Café auswählen

Wenn du deinen Gästen Kaffee servieren willst, den du selbst super findest und hinter dem du stehst, solltest du verschiedene Röstungen testen. Und das gerne nicht nur einmal bei deiner Eröffnung, sondern regelmäßig. Vor allem, wenn du dein Café im Bereich Specialty Coffee angesiedelt hast, stehen dir einige hervorragende Röster zur Auswahl. 

Bei diesen kannst du dir - neben einer großartigen Qualität - auch sicher sein, dass die Kaffees direkt, fair und transparent gehandelt werden.

Kaffee-Verkostung im eigenen Café durchführen

Mit einem Cupping in deinem Café kannst du deinen Gästen die Welt des Specialty Coffee ein ganzes Stück näher bringen. Dafür brauchen sie keine Q-Grader-Sensorik. Wenn du qualitativ hochwertige Röstungen verkostest, wird jede Tasse anders schmecken. So kannst du deinen Gästen zeigen, dass "Kaffee" keine generische Geschmacksrichtung ist, die immer gleich bitter schmeckt. 

Wie du dein Cupping aufziehst, liegt ganz bei dir. Du kannst verschiedene Röstungen eines bestimmten Rösters verkosten, eine bestimmte Kaffeesorte von verschiedenen Röstern oder wild kombiniert. Am besten verkostest du ca. fünf verschiedene Kaffees.

Wie läuft denn so eine Kaffee-Verkostung jetzt genau ab? Im folgenden findest du Infos zum Ablauf einer einfachen Variante, die du ohne großen Aufwand selbst durchführen kannst. Die Rahmenparameter orientieren sich an den Cupping Standards der Specialty Coffee Association (SCA). 

Checkliste für dein Cupping

Für dein Cup Tasting benötigst du folgendes:

• Die zu verkostenden Kaffees (im Idealfall wurden sie nicht länger als 24 Stunden vorher geröstet)
• Tassen (ca. 200 ml groß)
• Cupping-Löffel (speziell geformt, sieht aus wie ein tiefer Esslöffel)
• Weitere Tassen oder Gläser, in denen die Löffel nach jeder Kaffee-Tasse gereinigt werden
• Geschirrtuch zum Abstreifen der gereinigten Löffel
• Falls gewünscht ein einfacher Bewertungsbogen

Vorbereitung und Ablauf deines Cup Tastings

Ein Cup Tasting läuft immer nach dem gleichen Schema ab. Ganz wichtig: Die zu verkostenden Kaffees werden stets exakt gleich zubereitet, um die bestmögliche Vergleichbarkeit zu ermöglichen.

Nach den SCA-Standards wird der Kaffee für ein Cupping wie folgt zubereitet:

1. 8,25 Gramm Kaffee auf 150 ml Wasser bzw. 0,055 Gramm Kaffee pro 1 ml Wasser abwiegen
2. Groben Mahlgrad einstellen
3. Kaffeepulver in die einzelnen Tassen geben (hier beginnt übrigens bereits das Cupping: In dieser ersten Phase kommt es auf den Duft des frisch gemahlenen Pulvers an.)
4. Die Packung des Kaffees hinter die jeweilige Tasse stellen.
5. Wasser aufkochen und ca. 1 Minute warten, bis es auf ca. 93 Grad abgekühlt ist (PS: Der Siedepunkt sinkt je 100 Höhenmeter um 0,5 Grad, d.h. wenn dein Ort auf beispielsweise 600 Metern übern dem Meeresspiegel liegt, kocht das Wasser bereits bei 97 Grad.)
6. Das 93 Grad heiße Wasser nun aufgießen, bis die Tassen fast voll sind. Es bildet sich eine Kruste aus Kaffeepulver an der Oberfläche. Diese noch nicht brechen!
7. Nun 4 Minuten ziehen lassen. In dieser Zeit beginnt auch die zweite Phase des Cuppings: Das Aroma wird evaluiert. Dazu gehst du mit deiner Nase ganz nah an die Kruste heran. Pass auf, dass du dabei die Tassen und auch die Kruste nicht berührst. Diese kann sonst vorzeitig aufbrechen.
8. Nach 4 Minuten brichst du die Kruste einer jeden Tasse ganz sachte auf. Nach jeder Tasse reinigst du den Löffel in einem Wasserglas, bevor du die nächste Kruste aufbrichst. So verhinderst du, dass der Geschmack verfälscht wird.
9. An der Oberfläche befinden sich noch Schaum (Gase, Öle etc.) bzw. Rückstände des Kaffeepulvers. Diese siebst du mit zwei Löffeln ab, so dass jede Tasse eine klare Oberfläche hat. Auch hier wieder die Löffel nach jeder Tasse reinigen.
10. Während du wartest, dass die Tassen abkühlen (ca. 8 - 9 Minuten), kannst du an die zweite Phase anknüpfen und das Aroma bei jetzt aufgebrochener Kruste bewerten.
11. Nun geht es ans Schlürfen! In der dritten Phase füllst du deinen Cupping-Löffel aus der jeweiligen Tasse ca. 3/4 voll und schlürfst den Kaffee (gerne laut) so, dass er sich möglichst weiträumig in deinem Mund verteilt. Dabei sollte immer etwas Luft mit eingesogen werden. So entfaltet sich der Geschmack am besten. Achte auch auf den Geschmack, der sich beim "Nachatmen" entfaltet. Bei der Frage, ob der Kaffee wieder ausgespuckt wird oder nicht, scheiden sich die Geister. Das kannst du handhaben, wie du möchtest. Stelle deinen Gästen entsprechende "Spuck-Gefäße zur Verfügung".
12. Repeat. Nicht vergessen, den Löffel nach jeder Tasse in einem Wasserglas zu reinigen.

Nun steht deinem ersten Coffee Cupping nichts mehr im Wege! Diese Events eignen sich übrigens auch hervorragend als Marketing für dein Café - und sie sind vor allem in der Specialty Coffee Szene sehr beliebt.

Die wichtigsten Versicherungen für Cafés

Bei Gesprächen mit Café-Betreibern und durch Recherche werden immer die gleichen drei Hauptversicherungen genannt:

Betriebshaftpflichtversicherung für Gastronomie

Die Betriebshaftpflicht sichert dich gegen Schadensansprüche Dritter aufgrund von Personen- oder Sachschäden (und daraus resultierenden Vermögensschäden) ab, die durch die Arbeit in deinem Gastronomiebetrieb verursacht werden. Was bedeutet das konkret? In deinem Café haben du und dein Team ausgeprägten Kundenkontakt, ihr hantiert mit Heißgetränken und bietet wahrscheinlich auch die ein oder andere Speise an. Paradebeispiele für Schadensersatzansprüche wären beispielsweise:

• Personenschaden: Du oder eine*r deiner Mitarbeiter*innen verschüttet beim Servieren versehentlich Kaffee auf einen Gast. Dieser erleidet Verbrennungen und muss ärztlich behandelt werden. Die Krankenkasse wendet sich in diesem Fall an dich und fordert die Kosten zurück. Hier springt deine Betriebshaftpflicht ein. Dies gilt auch für Lebensmittelvergiftungen.
• Sachschaden: Selbes Szenario wie oben, nur landet der Kaffee diesmal nicht auf dem Gast sondern dessen bzw. deren Laptop. Die Reparaturkosten übernimmt die Betriebshaftpflicht.

Auch wenn sich das nach kleinen Lappalien anhört, kann so ein Vorfall schnell ins Geld gehen. Vor allem, wenn bei Personenschäden auch noch Arbeits- bzw. Verdienstausfall hinzukommen. 

Die Betriebshaftpflicht sichert dich zudem gegen ungerechtfertigte Schadensersatzansprüche ab, also z.B. Sachverständigen- oder Anwaltskosten.

PS: Wenn du zusätzlich einen Cateringservice anbietest, greift die Betriebshaftpflicht auch außerhalb deiner eigenen Räumlichkeiten. Ein gutes Beispiel hierfür wäre z.B. eine Beschädigung der Tische der Location durch deine Warmhaltebehälter.

Was kostet eine Betriebshaftpflichtversicherung?

Der Beitragssatz für eine Betriebshaftpflichtversicherung setzt sich aus verschiedenen Faktoren zusammen, z.B.:

• Wie viele Geschäftsinhaber*innen gibt es?
• Wann hast du dich als Gastronom*in selbständig gemacht bzw. wann habt ihr euer Unternehmen gegründet? Einige Versicherer gewähren einen Existenzgründerrabatt.
• Hast du Angestellte? Wenn ja, wie viele in Teilzeit und wie viele in Vollzeit?
• Hast du einen Saisonbetrieb oder ist dein Café das ganze Jahr geöffnet?
• Mit oder ohne Selbstbeteiligung?
• Wie hoch soll die jeweilige Deckungssumme für Personen- oder Sachschäden sein?

Je nachdem, wie deine Antwort auf die Fragen oben ausfällt, kannst du zwischen verschiedenen Tarifen wählen. Eine solide Betriebshaftpflichtversicherung gibt es bereits ab ca. 100 Euro pro Jahr. Anbieter gibt es viele, da lohnt sich ein Vergleich bei einem Finanzportal deiner Wahl.

Geschäftsinhaltsversicherung für Gastronomiebetriebe

Eine Geschäftsinhaltsversicherung sichert das Inventar deines Betriebes ab. Grundsätzlich eingeschlossen sind Schäden durch:

• Leitungswasser bzw. Wasserrohrbruch
• Feuer
• Einbruch, Vandalismus
• Sturm, Hagel

Neben Einrichtung, Geschirr, und Küchengeräten (ja, auch deine Kaffee- bzw. Siebträgermaschine) sind auch deine Kasse sowie deine Lebensmittel- und Getränkevorräte mit abgedeckt. Sie werden dir zum Neuwert ersetzt. Um die Deckungssumme zu berechnen, stellst vor Versicherungsabschluss eine genaue Liste mit den zu versichernden Gegenständen und deren Wert zusammen. 

Überlege dir, welche Einzelleistungen du wirklich benötigst. Die oben aufgelisteten Punkte sind in der Regel Standard; wenn dein Café aber z.B. in Flussnähe in Passau oder Regensburg liegt, solltest du vielleicht auch Schäden durch Hochwasser mit einschließen. 

Was kostet eine Geschäftsinhaltsversicherung?

Auch hier hängt der Versicherungsbeitrag wieder von diversen Faktoren ab, z.B.:

• Versicherungssumme des Inhalts (Wert der Gegenstände und Vorräte)
• Selbstbeteiligung
• Datum der Unternehmensgründung (einige Versicherer gewähren Rabatte für Existenzgründer)
• Location (zur Bestimmung des Einbruchs- und Diebstahlrisikos)
• Gebäudeart
• Material der Außenwände (Feuerrisiko bei Holzkonstruktionen höher als bei Betonmauern)
• Weitere Angaben zu Zugang und Beschaffenheit der Räumlichkeiten

Zudem kannst du dir noch Gedanken machen, ob eine zusätzliche Betriebsunterbrechungsversicherung (die einspringt, wenn durch die Schäden erst renoviert werden muss), Glasbruch- oder Elektronikversicherung für dich sinnvoll ist. Auch eine Betriebsschließungsversicherung könnte sinnvoll sein, wenn dein Café zeitweise durch Behörden geschlossen wird. Das hängt ganz von deiner individuellen Lage und deinen Räumlichkeiten ab. Glaubt man den Finanzportalen, beginnt eine Geschäftsinhaltsversicherung bei ca. 50 Euro pro Jahr.

Gewerberechtsschutzversicherung für Gastronomen

Wie der Name schon vermuten lässt, deckt die Gewerberechtsschutzversicherung Kosten für juristische Auseinandersetzungen ab, die durch den Gastronomiebetrieb entstehen. Ganz klassisch sind das z.B. die folgenden Kosten: 

• Anwalts- und Prozesskosten
• Kosten für Gutachten
• Kosten für Zeugen

Generell ist eine Rechtsschutzversicherung modular aufgebaut. Das bedeutet, dass du die Bereiche, in denen du dich absichern willst, aktiv auswählen musst. Sinnvoll sind für dein Café z.B. die folgenden Module:

• Arbeitsrechtsschutz (bei Klagen deiner Mitarbeiter)
• Immobilien- bzw. Mietrechtsschutz (in Bezug auf deinen Miet-/Pachtvertrag)

"Was soll denn da schon passieren?" fragst du dich. Nachfolgend nur ein paar Beispiele:

• Du findest heraus, dass eine*r deiner Mitarbeiter*innen regelmäßig Kaffeebohnen für sich zuhause abzwackt. Du kündigst ihm/ihr. Er/Sie findet das ungerecht und klagt auf Wiedereinstellung.
• Es sind dringend nötige Reparaturen in deinen Räumlichkeiten nötig, zu denen dein/e Vermieter*in lauf Miet-/Pachtvertrag verpflichtet ist. Er/Sie kommt diesen Pflichten aber nicht nach.
• Angeblich hast du gegen die Gewerbeordnung verstoßen.
• Du eröffnest ein Café und merkst nicht, dass dein Name dem eines anderen Unternehmens zu sehr ähnelt und es kommt zum Rechtsstreit.

Obacht: Vertragsrechtsstreitigkeiten mit Lieferanten oder Kunden sind in der Rechtsschutzversicherung nicht abgedeckt.

Was kostet eine Gewerberechtsschutzversicherung?

Wahrscheinlich ahnst du es schon: Der Beitrag ist von diversen Faktoren abhängig, vor allem, welche Module du auswählst. Zudem errechnet sich dein Beitrag z.B. aus:

• Datum der Betriebsgründung (Existenzgründerrabatt)
• Anzahl der Beschäftigten
• Selbstbeteiligung
• Summe der Lohnkosten
• Summe der Pachtkosten

Auch hier macht es Sinn, den Vergleich in einem Finanzportal anzuwerfen, um ein auf deine Bedürfnisse zugeschnittenes Angebot zu bekommen. Generell beginnen die Jahresbeiträge für eine Gewerberechtsschutzversicherung bei ca. 100 Euro pro Jahr.

Fazit

Wir wissen alle, dass ein Café generell eher selten eine waschechte Goldgrube ist, wo Geld keine Rolle spielt und du ruhigen Gewissens das Risiko eingehen kannst, unterversichert zu sein. Auch wenn das Thema Versicherungen allgemein als lästig empfunden wird: Es gibt Versicherungen, die du als Gastronom*in einfach abschließen musst, um nicht im schlimmsten Fall in den finanziellen Ruin getrieben zu werden. Setz dich hin, stelle eine Liste zusammen, was bzw. gegen was du dich versichern willst und welche Module du wirklich brauchst. Sprich mit anderen Café-Betreiber*innen in einer ähnlichen Location, welche Versicherungen sie bei welchem Anbieter haben. Wirf den Vergleichsrechner auf den diversen Finanzportalen wie z.B. Finanzchef24 oder Verivox an und lass dir individuelle Angebote erstellen. Mit einer soliden Versicherung kannst du dich guten Gewissens auf den Betrieb deines Cafés konzentrieren.

Hier gehts direkt zur Anbieterliste.

Wie funktioniert das Pfandsystem?

Im Grunde funktioniert das Pfandsystem für Coffee-to-go-Becher wie das Dosenpfand: Deine Gäste "leihen" sich mittels einer Pfandgebühr (i.d.R. 1 - 2 Euro) den Mehrwegbecher für ihren Coffee-to-go bei dir aus. Ist der Kaffee leer, bringen sie ihn zurück zu dir oder geben ihn bei anderen Annahmestelle ab und erhalten so ihr Pfand zurück. Die Mehrwegbecher reinigst du in der Spülmaschine und kannst sie anschließend wieder herausgeben.

Einige der Anbieter verfügen über Apps, in denen die jeweiligen Abgabestellen aufgelistet bzw. in einer Karte dargestellt werden. Das macht es zum einen für deine Gäste einfacher, den Mehrwegbecher zurückzugeben und zum anderen kann dies für dein Café ein guter Kanal sein, um neue Kunden zu gewinnen. 

Wie führe ich ein Pfandsystem bei mir im Café ein?

Zunächst steht für dich ein bisschen Recherchearbeit an, welche Anbieter gibt es? Gibt es regionale Anbieter? Wird ein Pfandsystem in meiner Stadt gefördert? Mit diesem Artikel möchte ich dir dabei etwas Arbeit abnehmen. Weiter unten findest du eine Liste mit Anbietern für Pfandsysteme in Deutschland. 

Anbieterwahl und Fördermittel

Bei der Auswahl solltest du darauf achten, dass es in deiner Umgebung mehrere Abgabestellen desselben Anbieters gibt. Das senkt die Hemmschwelle deiner Gäste, ihren Kaffee in einem Pfandbecher zu bestellen, enorm. Ist in deiner Stadt oder Gemeine noch kein Pfandsystem etabliert, scheue dich nicht davor, mit anderen Gastronomen in Kontakt zu treten. Gemeinsam könnt ihr eure Gäste besser sensibilisieren und dazu bringen, Mehrwegbecher zu benutzen. Oder ihr sprecht kollektiv eure Gemeinde an: Einige Gemeinden in Deutschland fördern Pfandsysteme ganz bewusst und führen ein solches mit entsprechenden Fördermitteln im ganzen Ort ein. Ein paar Beispiele findest du weiter unten. 

Anmeldung

Hast du dich für einen Anbieter entschieden, geht es generell ganz schnell: Du meldest dich auf der jeweiligen Homepage als Partner an und bestellst deine Becher. Die Becher an sich sind für dich ein durchlaufender Posten, da du sie wieder beim Anbieter zurückgeben kannst. Du bezahlst eine Jahres- oder Monatsgebühr, um das Pfandsystem zu nutzen.

Viele Anbieter bieten verschiedene Größen und Farben an, damit die Becher auch auf das Getränk abgestimmt sind. Manchmal kannst du sogar ein individuelles Design für dein Café bestellen. 

Rückgabe von Pfandbechern an den Hersteller

Sind die Mehrwegbecher abgenutzt, schickst du sie an den Anbieter zurück. Dieser leitet sie anschließend an den Hersteller weiter, der die Becher anschließend recycelt. Prüfe in den AGB des jeweiligen Anbieters, ob du auch beschädigte Becher zurückgeben kannst.

Hole deine Gäste ins Boot

Was ist, wenn meine Gäste keine Pfandbecher wollen? Das ist eine berechtigte Frage, denn wer will schon eine Systemgebühr für etwas bezahlen, was nicht angenommen wird? Stecke auf keinen Fall den Kopf in den Sand. Denn wenn das Pfandsystem funktionieren soll, bist du und dein Team gefragt. 

In erster Linie ist es wichtig, deine Gäste zu informieren. Wenn du bereits auf Social Media aktiv bist und/oder eine eigene Website hast: Kündige dort an, dass ihr euch für den Umweltschutz einsetzt und nun Pfandbecher für Coffee-to-go anbietet. Viele Cafés bieten auch Rabatte an, wenn ihre Gäste auf Einwegbecher verzichten und eigene Becher mitbringen oder Pfandbecher verwenden.

Vor Ort kannst du ein Schild an die Eingangstür hängen, das dein Café als Partner von RECUP, CUPFORCUP, usw. ausweist. Platziere deine Pfandbecher prominent und gut sichtbar für deine Kunden.

Und zu guter Letzt: Deine Baristi sind diejenigen, die am nächsten am Gast dran sind. Sie müssen daher ebenfalls informieren und jedes Mal, wenn ein Coffee-to-go bestellt wird, auf die Pfand-Alternative hinweisen. Nur so bekommen deine Gäste ein Bewusstsein dafür und die Hemmschwelle, 1 - 2 Euro Pfandgebühr zu bezahlen, sinkt.

Was halten die Mehrwegbecher aus?

Es hat sich unter den Anbietern der Messwert etabliert, dass die Pfandbecher mindestens 500 Spülmaschinengänge durchlaufen können, ohne an Qualität zu verlieren. Die Becher an sich werden in Deutschland produziert und bestehen aus dem Kunststoff Polypropylen (PP), welcher eine gute Umweltbilanz und Langlebigkeit aufweist. Die Anbieter sind aber stets auf der Suche nach neuen, noch nachhaltigeren Materialien und stehen dazu mit den Herstellern in regem Austausch.

Gibt es auch Pfand-Deckel?

Berechtigte Frage: Muss ich weiterhin Wegwerfdeckel kaufen, wenn ich am Pfandsystem teilnehme? Die einzelnen Anbieter haben unterschiedliche Lösungen für ihre Deckel: Recup bietet beispielsweise einen Mehrwegdeckel an, der von Partnern an ihre Kunden verkauft werden und nicht Teil des Pfandsystems sind. FairCup hingegen liefert Pfandbecher inkl. Deckel. Andere Anbieter liefern komplett ohne Deckel. Informiere dich am besten bei deinem favorisierten Anbieter, ob sie die Deckel mitliefern bzw. ob dies bereits in Planung ist. 

Alternativ gibt es mit dem udo® Mehrwegdeckel ein neues Produkt auf dem Markt, das Cafés ihren Gästen zum Verkauf anbieten können. Dieser Deckel funktioniert wie eine Dichtungskappe passt laut Herstellerbeschreibung auf alle gängigen Tassen und Becher mit einem Innendurchmesser von 72 - 82 mm. Der Verkaufspreis im Onlineshop liegt aktuell bei 9,95 Euro. Du als Café-Betreiber*in kannst auch individuelle Designs mit deinem Logo anfertigen lassen und den udo® so für deine Marketingzwecke nutzen. 

Diese Pfandsystem-Anbieter gibt es

Der Markt an Anbietern für Pfandsysteme in Deutschland ist recht überschaubar. Das macht allerdings Sinn, da Kunden so eine große Auswahl an Abgabestellen haben. Nachfolgend findest du Anbieter, die deutschlandweit im Einsatz sind sowie auch regionale Anbieter bzw. Aktionen.

Deutschlandweit

Es haben sich zwei Anbieter etabliert, die ihr Pfandsystem in ganz Deutschland vertreiben:

RECUP

Recup wurde 2016 in Rosenheim als GbR gegründet. Nach einigen Monaten an Tests wurde der Becher und das Pfandsystem stetig weiterentwickelt. Das Unternehmen zog nach der Fusion mit dem Berliner Pfandsystem JustSwapIt als GmbH nach München und wächst seitdem stetig - auch dank eines großen und positiven Medienechos.

Die Pfandbecher gibt es in drei verschiedenen Größen, sowie einen für alle passenden Mehrwegdeckel, der allerdings nur zum Verkauf angeboten wird. Um am Pfandsystem teilzunehmen, ist eine Systemgebühr fällig, die für verschiedene Laufzeiten abgeschlossen werden kann. Die Pfandbecher selbst leihst du bei Recup, sie sind daher für dich ein durchlaufender Posten. Individuelle Designs der Becher sind möglich.

Über die Recup-App sehen deine Gäste, welche Locations am Pfandsystem teilnehmen und wo sie ihre Becher zurückgeben können. 

• Bechergrößen: 0,2l / 0,3l / 0,4l
• Mehrwegdeckel: Ja, aber nur zum Verkauf; nicht Bestandteil des Pfandsystems. Empfohlener Verkaufspreis: 1,30 Euro
• Individuelle Designs möglich: Ja
• Mindestbestellmenge: 0,2l - 24 Stück; 0,3l - 25 Stück; 0,4l - 18 Stück; Mehrwegdeckel - je 25 Stück in einer Farbe
• Alternative Verwendung möglich (z.B. als Eisbecher): Laut AGB ist der Partner verpflichtet, nur kaffee- und teehaltige Getränke in den Bechern auszugeben
• Automatenfähig: Nein
• Online Verwaltung für Partner: Ja
• App mit teilnehmenden Partnern: Ja, iOS, Android und Web
• Pfandgebühr pro Becher: 1 Euro brutto
• Systemgebühr: 25 Euro netto pro Monat (36 Monate Laufzeit) bis 45 Euro netto pro Monat (3 Monate Laufzeit)
• Rückgabe intakter Becher: Ab 100 Becher versandkostenfreie Abholung durch den Anbieter; 800 Becher Rückgabekontingent in 24 Monaten inklusive; ab Becher 801 wird eine Recyclingpauschale von 0,49 Euro netto pro Becher fällig
• Rückgabe beschädigte Becher: Im Rückgabekontingent enthalten, s.o.; Anbieter behält sich jedoch vor, start beschädigte Becher zurückzunehmen

FairCup

Vom FreiburgCup inspiriert, wurde der FairCup 2016 im Rahmen einer Projektarbeit des Abiturjahrgangs 2017 der BBS II in Göttingen umgesetzt. Das Schulprojekt traf genau den Nerv der Zeit und wurde nach anfänglicher Kritik und einigen Schleifen an Optimierung ein erfolgreiches Unternehmen mit deutschlandweiter Abdeckung. FairCup wurde 2019 sogar mit dem Umweltzeichen "Blauer Engel" ausgezeichnet.

Die Becher sind in vier verschiedenen Größen verfügbar und können nicht nur für Kaffee und andere Getränke verwendet werden, sondern auch für Speisen wie z.B. Eis, Müsli oder Salat. Entsprechende Mehrwegdeckel sind im Pfandsystem inbegriffen. Die Becher (inkl. Deckel) sind automatenfähig und können derzeit an Pfandautomaten in real-Märkten zurückgegeben werden. 

Als FairCup Partner bezahlst du eine jährliche Systemgebühr sowie eine monatliche Mietgebühr für Becher und Deckel. 

• Bechergrößen: 0,2l / 0,3l / 0,4l / 0,5l
• Mehrwegdeckel: Ja, Teil des Pfandsystems
• Individuelle Designs möglich: Nein, nur verschiedene Farben
• Mindestbestellmenge: k.a.
• Alternative Verwendung möglich (z.B. als Eisbecher): Ja
• Automatenfähig: Ja (aktuell in real-Märkten; Stand: 10/2019)
• Online Verwaltung für Partner: Ja
• App mit teilnehmenden Partnern: Ja, iOS, Android und Windows Phone
• Pfandgebühr pro Becher: 1 Euro brutto + 0,50 Euro brutto pro Pfanddeckel
• Systemgebühr: 120 Euro netto pro Jahr + 0,15 Euro netto Bechermiete pro Stück und Monat + 0,02 Euro netto Deckelmiete pro Stück und Monat
• Rückgabe intakter Becher: k.a.
• Rückgabe beschädigte Becher: k.a.

Regional

Im Folgenden findest du Anbieter und Systeme, die regional im Einsatz sind und oftmals von ihrer Gemeinde unterstützt werden.

CUPFORCUP - Überregional in NRW und Niedersachsen

Über die Geschichte von CUPFORCUP ist nicht sehr viel zu finden. In einem Zeitungsartikel wird erwähnt, dass auch hier der FreiburgCup als Inspiration gedient haben soll. Die beiden Gründer wollten nach einem Spielplatzbesuch mit ihren Kindern, bei dem sie einmal mehr erschrocken über die mit Wegwerfbechern gefüllten Mülleimer waren, ein ähnliches Konzept in Düsseldorf und Umgebung starten. Das erste Feedback der Gastro-Szene war positiv, so gründeten sie ein Unternehmen und begannen mit der Umsetzung des "Good Cups". 

Zwei Bechergrößen sind im Angebot, diese werden von den teilnehmenden Betrieben geliehen. Zudem wird eine monatliche Systemgebühr fällig. 

CUPFORCUP ist hauptsächlich in Nordrhein-Westfalen und in Niedersachsen im Einsatz, ansonsten finden sich vereinzelte Teilnehmer im Rest des Landes.

• Bechergrößen: 0,2l / 0,3l
• Mehrwegdeckel: Nein
• Individuelle Designs möglich: Ja, Sonderfarbe möglich
• Mindestbestellmenge: 50 Becher pro Größe
• Alternative Verwendung möglich (z.B. als Eisbecher): Nein
• Automatenfähig: Nein
• Online Verwaltung für Partner: Nein, Bestellung per pdf-Formular
• App mit teilnehmenden Partnern: Nein, nur online auf der Website des Anbieters
• Pfandgebühr pro Becher: 1 Euro brutto
• Systemgebühr: 12,51 Euro netto pro Monat (3 Jahre Laufzeit) bis 15 Euro netto pro Monat (monatliche Laufzeit)
• Rückgabe intakter Becher: 1x pro Halbjahr ab 50 Bechern versandkostenfrei
• Rückgabe beschädigte Becher: 0,70 Euro netto bei Austausch pro Becher (ab 50 Bechern); außer bei extrem beschädigten Bechern

Hannoccino - Hannover

Der Hannoccino Pfandbecher wird seit 2017 von der aha (Zweckverband Abfallwirtschaft Region Hannover) und der Stadt Hannover bei über 150 Stellen in der Region Hannover ausgegeben und wieder zurückgenommen. Die Partner reichen vom Fussballclub Hannover96 über viele Cafés und Bäckereien bis hin zur Kantine des Schauspielhauses Hannover. 

Das Pfandsystem ist für die Partner kostenlos, die Pfandgebühr ist ein durchlaufender Posten. aha übernimmt die komplette Logistik, Abrechnung und das Marketing. Die teilnehmenden Partner müssen lediglich die Becher selbst spülen, bevor sie zurück an den Hersteller gehen können. Um teilzunehmen, musst du zuerst Kontakt via Formular aufnehmen.

• Bechergrößen: k.a. Einheitsgröße
• Mehrwegdeckel: Ja, Teil des Pfandsystems
• Individuelle Designs möglich: Nein
• Mindestbestellmenge: k.a.
• Alternative Verwendung möglich (z.B. als Eisbecher): Nein
• Automatenfähig: Nein
• Online Verwaltung für Partner: Nein
• App mit teilnehmenden Partnern: Nein, nur auf der Website
• Pfandgebühr pro Becher: 2 Euro brutto + 2 Euro brutto pro Deckel
• Systemgebühr: Nein
• Rückgabe intakter Becher: k.a.
• Rückgabe beschädigte Becher: k.a.

FreiburgCup - Freiburg

Der FreiburgCup wurde 2016 von der Stadt Freiburg an den Start gebracht und diente seither als Vorbild für Pfandprojekte in ganz Deutschland. Offizieller Träger des Pfandsystems ist die Abfallwirtschaft und Stadtreinigung Freiburg GmbH. Laut eigenen Angaben sind die Becher und dazugehörigen Mehrwegdeckel an über 100 Stellen im gesamten Stadtbereich erhältlich und können dort auch wieder zurückgenommen werden.

Wenn du mit deinem Café in Freiburg am Pfandsystem teilnehmen willst, musst du vorher mittels Formular Kontakt aufnehmen.

• Bechergrößen: k.a. Einheitsgröße
• Mehrwegdeckel: Ja, aber nicht Teil des Pfandsystems. Wird für 0,50 Euro verkauft.
• Individuelle Designs möglich: Nein
• Mindestbestellmenge: k.a.
• Alternative Verwendung möglich (z.B. als Eisbecher): Nein
• Automatenfähig: Nein
• Online Verwaltung für Partner: Nein
• App mit teilnehmenden Partnern: Nein, nur auf der Website
• Pfandgebühr pro Becher: 1 Euro brutto 
• Systemgebühr: k.a.
• Rückgabe intakter Becher: k.a.
• Rückgabe beschädigte Becher: k.a.

Weitere regionale Projekte

Nachfolgend findest du eine Auswahl an weiteren regionalen Projekten, die von der jeweiligen Stadt bzw. Gemeinde ins Leben gerufen und teilweise finanziell unterstützt werden.

KEHR.WIEDER - Hamburg

Die Kehr.Wieder Aktion wurde von der Stadt Hamburg (vertreten durch die Behörde für Umwelt und Energie) ins Leben gerufen und zielte darauf ab, Kunden einen Rabatt zu gewähren, die ihre eigenen Coffee-to-go Becher mitbringen. Diese Aktion wird nun seit Ende 2018 mit dem Startup RECUP aus München ausgebaut (Konditionen siehe oben). Über 250 Betriebe nehmen an der Aktion teil. Wenn du in Hamburg auch mitmachen willst, füllst du online ein Formular aus und erhältst anschließend weitere Informationen.

#andersbechern - Heidelberg

Auch die Stadt Heidelberg ist in Sachen Pfandsystem mit RECUP auf dem Vormarsch. Laut Internetseite der Stadt erhalten die ersten 50 Partner einen finanziellen Anreiz - aktuell sind 30 Partnerbetriebe gelistet (Stand: 10/2019). Ebenso werden die Teilnehmer durch Marketing und Öffentlichkeitsarbeit seitens der Stadt unterstützt. Setz dich am besten per Email oder telefonisch mit der Stadt in Verbindung, wenn du am Pfandsystem teilnehmen möchtest. 

Stuttgart machts rein - Stuttgart

RECUP did it again. Die Stadt Stuttgart hat im Rahmen der Aktion "Stuttgart macht's rein" ein Pfandbechersystem eingeführt. Die teilnehmenden Partner werden finanziell bei der Systemgebühr unterstützt, zudem betreibt die Stadt Marketing und Öffentlichkeitsarbeit für die Aktion. Wenn du mit deinem Café in Stuttgart mitmachen willst, meldest du dich am besten telefonisch oder per Email an die Landeshauptstadt Stuttgart. 

Name tbd - München

In München hat sich die Specialty Coffee Szene zusammengetan und in Eigenregie ihr eigenes Pfandsystem ausgerollt: Standl20, sweet spot kaffee, Café Blá, bean batter und Vits Der Kaffee geben ihre Pfandbecher für 1 Euro ab und nehmen untereinander die Becher auch wieder zurück. Dein Café zählt auch zur Specialty Coffee Szene in München und du willst beim Pfandsystem mitmachen? Dann melde dich am besten bei einem der bereits teilnehmenden Cafés!

Fazit

Der beste Becher ist der, der gar nicht gebraucht wird. Natürlich ist es für die Umwelt am schonendsten, wenn deine Gäste ihren Kaffee bei dir vor Ort genießen. Allerdings ist die Coffee-to-go Mentalität aktuell nicht wegzudenken und bringt dazu viele Vorteile mit sich: Deine Gäste haben die Freiheit, deinen Kaffee unterwegs zu trinken, mit in den Park zu nehmen oder für Freunde, Familie und Kollegen mitzubringen. Du als Gastronom*in kannst weitaus mehr Gäste bedienen und Kaffees verkaufen, als in deiner Location Platz haben. Das ist besonders vorteilhaft, wenn du eher kleine Räumlichkeiten hast. So oder so, Wegwerfbecher sind eine Last für unsere Abfallwirtschaft und letzten Endes für unsere Umwelt geworden. Dass du dich als verantwortungsbewusste/r Café-Betreiber*in dafür einsetzt, dass wiederverwendbare Becher eingesetzt werden, sollte auf der Hand liegen. Schau dich in deiner Gegend um, ob es schon Pfandsysteme oder entsprechende Projekte gibt - im besten Fall finanziell von der Gemeinde oder Stadt gefördert. Schließ dich mit anderen Gastronom*innen zusammen oder werde für dich alleine Partner bei einem deutschlandweiten Pfandsystem. Vor allem müssen du und eine Mitarbeiter*innen eure Gäste immer und immer wieder informieren und auf die Pfand-Alternative aufmerksam  machen. 

Google My Business

Dein Café bei Google My Business einzutragen ist ein absolutes Muss. Auch wenn du sonst kein anderes Portal pflegst, keinerlei weitere Online-Präsenz wie eine eigene Website oder Social Media hast (was an sich diskutabel wäre): Erstelle zumindest einen Google My Business Eintrag für dein Café. Damit wirst du nicht nur in der Google-Suche gefunden, sondern auch - viel wichtiger - in Google Maps. Laut eigenen Angaben suchen Nutzer jeden Monat weltweit 5 Mio. Mal nach Cafés.

Die Registrierung erfolgt Schritt für Schritt und ist denkbar simpel. Neben dem Namen deines Cafés gibst du noch Standort, Kontaktdaten und - wichtig - Öffnungszeiten ein. Zudem kannst du selbst erste Bilder und/oder Videos hochladen, damit deine Gäste einen ersten Eindruck von deiner Location und deinem Angebot bekommen. Um dich als Inhaber*in zu verifizieren, bekommst du einen Aktivierungscode per Postkarte zugeschickt. Erst dann kannst du deinen Eintrag im vollen Umfang verwalten und online stellen.

Mit einer Registrierung bei Google My Business hast du die Möglichkeit, gleichzeitig eine kostenlose Basic Homepage erstellen zu lassen. Wenn du noch keine eigene Domain hast, bekommst du eine kostenlos dazu: Unternehmensname.business.site. Die Daten aus deinem Google My Business Eintrag werden automatisch übernommen, du musst dann nur noch eine Vorlage auswählen, Bilder und eine kurze Beschreibung hinzufügen. Die individuellen Gestaltungsmöglichkeiten sind natürlich sehr begrenzt aber für den Start auf jeden Fall eine sinnvolle Sache!

Tipp: Nimm dir einen Tag Zeit und erstelle hochwertige Fotos von deiner Location (innen und ggfs. außen, wenn du einen Außenbereich hast) und deinen Getränken und Speisen. Diese Bilder kannst du für deinen gesamten Online-Auftritt verwenden. Am besten beauftragst du eine*n Fotograf*in dafür. 

Deine Gäste können dein Café mit Sternchen bewerten, eine eigene Rezension schreiben und selbst Bilder hochladen. Als Inhaber*in hast du die Möglichkeit, auf Rezensionen zu antworten.

In deinem Account siehst du diverse Zahlen zu deinem Eintrag, z.B. Aufrufe Profil, Ansicht Bilder, Anzahl Anrufe, etc.

• Kosten: Kostenlos
• Gestaltungsmöglichkeiten: Name, Branche, Adresse, Öffnungszeiten, eigene Bilder und Videos
• Bewertungssystem: 1 - 5 Sterne Allgemeinbewertung, Gäste können Rezension schreiben
• Antwortfunktion auf Rezensionen: Ja
• Analytics: Ja
• App: Ja, Android und iOS
• Zusatzfeatures: Kostenlose Basic Website

yelp

Das 2004 gegründete Bewertungsportal yelp sollte dir ebenfalls bereits geläufig sein. Laut ihrer "Über uns"-Seite hatten sie zuletzt ca. 114 Mio. eindeutige Besucher pro Monat auf ihrem Portal (Web + App; Stand: Q2/2019). Die Plattform ist auch bei Google und anderen Suchmaschinen sehr gut gelistet und bei entsprechenden Suchen wie z.B. "coffee shop in München" in den Suchergebnissen an den ersten Stellen. 

Sofern dein Café noch nicht von deinen Gästen bei yelp hinzugefügt wurde, solltest du den Eintrag selbst vornehmen. So kannst du sichergehen, dass alle Unternehmensdaten, Öffnungszeiten und Kontaktdaten stimmen. Auch hier solltest du erste aussagekräftige Bilder hochladen. Wurde dein Café bereits hinzugefügt, kannst du die Inhaberschaft beantragen und den Eintrag ab diesem Zeitpunkt selbst verwalten und auch auf Rezensionen deiner Gäste antworten.

Registrierte User können eine allgemeine Sternchenbewertung abgeben, Rezensionen schreiben und eigene Top-Listen, sogenannte Sammlungen, erstellen. Diese Sammlungen können von anderen Usern abonniert werden. Solche Sammlungen werden auch von der yelp-Redaktion erstellt, z.B. "Café-Kultur in Berlin". 

Dein yelp-Eintrag ist kostenlos. Auf der Homepage werden noch kostenpflichtige Extra-Funktionen, wie z.B. Anzeigenschaltung, Call-To-Action-Button, Deals und Geschenkgutscheine. Diese aber aktuell nur in den USA und Kanada verfügbar (Stand: 10/2019).

• Kosten: Kostenlos
• Gestaltungsmöglichkeiten: Name, Branche/Kategorie, Preisspanne, Adresse, Öffnungszeiten, eigene Bilder und Videos
• Bewertungssystem: 1 - 5 Sterne Allgemeinbewertung, Gäste können Rezension schreiben
• Antwortfunktion auf Rezensionen: Ja
• Analytics: Ja
• App: Ja, Android und iOS
• Zusatzfeatures: Kostenpflichtige Funktionen Self-Service und Full-Service nur in den USA und Kanada verfügbar

TripAdvisor

Die dritte Online-Bewertungsplattform im Bunde, die du bereits kennen solltest. Spätestens, wenn du selbst in der Suchmaschine deiner Wahl nach einem Restaurant oder Café suchst, erscheint in den oberen Suchergebnissen ein TripAdvisor Eintrag a la "Die 10 besten Restaurants in München 2019". Sowohl Reisende als auch Einheimische nutzen die App gleichermaßen, um neue Locations zu entdecken. Laut eigenen Angaben sind das jeden Monat ca. 500 Mio. User. Durch die hohen Nutzerzahlen kommen schnell einige Bewertungen für eine Location zusammen. 

Auch hier können registrierte User deine Location bei TripAdvisor selbst hinzufügen und Bewertungen in Form von Sternchen und Rezensionen hinterlassen. Wenn dein Café bereits registriert wurde, kannst du hier die Inhaberschaft für den Eintrag beanspruchen. Um dein Café selbst einzutragen, wählst du hier die Rubrik "Restaurants" aus ("Café gibst du dann in den nächsten Schritten der Registrierung als Kategorie an). Wie bei den beiden anderen Bewertungsplattformen fügst du auch hier allgemeine Unternehmensdaten, Kontaktdaten, Öffnungszeiten und hochwertige Bilder hinzu. Du wirst zudem nach deiner Preisspanne gefragt. Selbstverständlich kannst du auch auf TripAdvisor mit deinen Gästen in Kontakt treten und auf Rezensionen und Fragen antworten.

• Kosten: Kostenlos
• Gestaltungsmöglichkeiten: Name, Branche/Kategorie, Preisspanne, Adresse, Öffnungszeiten, eigene Bilder und Videos
• Bewertungssystem: 1 - 5 Sterne Allgemeinbewertung + Unterkategorien, Gäste können Rezension schreiben
• Antwortfunktion auf Rezensionen: Ja
• Analytics: Ja
• App: Ja, Android und iOS
• Zusatzfeatures, kostenpflichtig: Verbesserte Analysen, Buchungsoptionen (für Hotels und Restaurants geeignet), Lieblingsbewertungen und -fotos oben im Profil anzeigen, etc. 

Special Tipp: HappyCow

Wenn du dich selbst vegetarisch oder vegan ernährst, ist dir die Plattform HappyCow vielleicht bereits ein Begriff. Hier geht es vor allem um vegetarische und vegane Restaurants und Food Stores aber auch Cafés finden bei entsprechendem Angebot dort ihren Platz. Wenn du also den Ansatz verfolgst, vegetarische oder vegane Alternativen anzubieten, z.B. Soja- oder Hafermilch anstatt Kuhmilch, vegane Kuchen, vegetarische Gerichte usw., ist ein Eintrag bei HappyCow auf jeden Fall von Vorteil. Die monatlich ca. 1 Mio Nutzer der App (laut eigenen Angaben) kommen hauptsächlich aus den USA und Kanada, die Anzahl anderer Nationalitäten (v.a. Europa und Australien) wächst aber stetig. Aufgrund der internationalen Userbase macht es Sinn, wenn du die Beschreibung deiner Location in Englisch hinzufügst. 

Du kannst hier dein Café selbst eintragen, wahrscheinlich passen die Rubriken "Restaurant", "Vegan Bakery" oder "Other" für dich am besten, je nachdem, welches Konzept du verfolgst. Neben den kostenlosen Basisfunktionen, die du auch von den Bewertungsplattformen oben kennst, gibt es eine Reihe an kostenpflichtigen "Supporter" Features. Sollte dein Café bereits von einem Gast eingetragen worden sein, kannst du dich selbst als Inhaber identifizieren und den Eintrag aktualisieren. Auswertungen und Analytics gibt es hier allerdings nicht.

• Kosten: Kostenlos

• Gestaltungsmöglichkeiten: Name, Branche/Kategorie, Preisspanne, Adresse, Öffnungszeiten, eigene Bilder und Videos
• Bewertungssystem: 1 - 5 Sterne Allgemeinbewertung, Gäste können Rezension schreiben
• Antwortfunktion auf Rezensionen: Ja
• Analytics: Nein
• App: Ja, Android und iOS
• Zusatzfeatures, kostenpflichtig: Fotos selbst arrangieren, Empfehlung in der App und der Homepage, Badge, Facebook Post, etc.

Fazit

Online-Bewertungsplattformen sind in der Gastronomie ein Muss und ein wichtiger Bestandteil deines Online-Marketings. Auch das gehört zu deinen Aufgaben als Café-Inhaber*in. Wenn du hier proaktiv bist, deine Einträge selbst anlegst und regelmäßig pflegst - das bedeutet auch auf Rezensionen zu antworten - sind Bewertungsplattformen ein enormer Hebel, um deine Location bekannt zu machen, Gäste anzuziehen und weiterempfohlen zu werden. Halte deine Informationen aktuell, verwende hochwertige und aussagekräftige Bilder und ziehe die richtigen Schlüsse aus den Bewertungen deiner Gäste.

Disclaimer: Dieser Artikel stellt selbstverständlich keine Steuerberatung dar. Sprich im Zweifelsfall mit deiner/m Steuerberater*in, damit du bei einer Betriebsprüfung sicher aufgestellt bist.

Selbständige Gastronomen: Trinkgeld richtig versteuern

Das einfachste zuerst: Du als selbständige/r Café-Betreiber*in musst dein Trinkgeld immer versteuern. Hier gibt es keinen Raum für Spekulationen in der Gesetzeslage. Wenn du selbst in deinem Café Gäste bedienst und dafür ein Trinkgeld erhältst, zählt dies als gewinnerhöhende Betriebseinnahme und muss in voller Höhe versteuert werden. Zudem musst du dieses Trinkgeld ordentlich in deinem Kassenbuch dokumentieren, denn das Finanzamt möchte natürlich wissen, woher diese Gelder stammen. Die gute Nachricht ist: So ziemlich alle modernen (elektronischen) Kassensysteme verfügen über eine Funktion, dieses Trinkgeld entsprechend richtig mit einem Eigenbeleg zu erfassen.

© ready2order - Trinkgelder werden digital im Kassensystem erfasst und dokumentiert.

Somit sind deine Trinkgelder ordentlich im Kassenbuch aufgeführt. Alle deine Angestellten sowie du selbst haben einen eigenen Kassen-Login, damit siehst du, welcher Trinkgeldbetrag an dich als selbständige*r Gastronom*in gezahlt wurde und versteuert werden muss. Wenn du bei einer Betriebsprüfung keine saubere Dokumentation vorweisen kannst oder Trinkgelder in deiner Steuererklärung nicht richtig vermerkst, schätzt das Finanzamt den Betrag. Das kann natürlich so oder so laufen aber generell dürfte das recht unschön für dich enden.

Angestellte in der Gastronomie: Trinkgelder sind steuerfrei, wenn...

...sie freiwillig und ohne Rechtsanspruch vom Gast direkt an den/die Arbeitnehmer*in gezahlt werden. Das bedeutet für dich als Café-Betreiber*in: Schreib nichts über Trinkgelder auf deine Speise-/Getränkekarten, falls du welche hast. Durch Sätze wie "Trinkgeld ist in den Preisen bereits enthalten" oder allgemeine Hinweise auf Trinkgeldpauschalen ist die Grundvoraussetzung für steuerfreie Trinkgelder nicht mehr gegeben. In diesem Fall müssen deine Mitarbeiter*innen ihr Trinkgeld versteuern. 

Wenn du diesen einfachen Hinweis beachtest, sind deine Angestellten fein raus und sie dürfen ihr Trinkgeld in voller Höhe behalten.

Muss die "Kaffeekasse" versteuert werden?

In vielen Cafés wird direkt am Tresen abkassiert und ein Sparschwein oder dergleichen als allgemeine Trinkgeldkasse aufgestellt. Am Ende des Tages wird der Betrag unter allen Angestellten aufgeteilt. Eine andere Variante ist, dass du als Café-Betreiber zunächst alle direkt gezahlten Trinkgelder quasi als Treuhänder einbehältst und am Ende des Monats den Gesamtbetrag unter allen Angestellten aufteilst. Diese beiden Varianten der "Kaffeekasse" sind beliebt bei Betrieben, in denen auch die Mitarbeiter*innen hinter den Kulissen, also z.B. in der Küche an den Trinkgeldern beteiligt werden. 

Solange auch hier die Trinkgelder freiwillig und ohne Rechtsanspruch von deinen Gästen geleistet werden, muss von deinen Angestellten nichts versteuert werden. Beachte, dass du auch diese Trinkgelder in deinem Kassenbuch erfassen solltest.

Laut meinen Recherchen bist du hier auf der sicheren Seite, da 2015 der Bundesfinanzhof ein entsprechendes Urteil gefällt hat (Urteil vom 18.06.2015, VI R 37/14). Bei meiner Recherche zu diesem Artikel bin ich aber auf unterschiedliche Auslegungen gestoßen. Sprich zu diesem Punkt am besten mit deiner Steuerberatung.

Wie war das mit der Störerhaftung?

Bis vor kurzem war es so, dass du als Café-Inhaber*in dafür haften musstest, wenn deine Gäste über deinen angebotenen WLAN-Zugang z.B. Urheberrechtsverletzungen begangen oder illegale Inhalte konsumiert haben. Dies wurde als "Störerhaftung" bezeichnet. Die Logik dahinter war die, dass du mit deinem Internetzugang anderen die Möglichkeit bietest, diese Verstöße zu begehen. Klingt unfair und nicht zeitgemäß? Das dachten auch so einige andere Leute.

Im Juli 2018 hat der BGH schließlich nach einem vorangegangenen Rechtsstreit die Störerhaftung abgeschafft und die Neuerung im Telemediengesetz bestätigt. Somit bist du also nicht mehr dafür haftbar, wenn deine Gäste über deinen WLAN Hotspot illegale Taten begehen. Das bedeutet freilich nicht, dass du in jedem Fall aus dem Schneider bist. Du bist als Netzbetreiber*in dazu verpflichtet, alles dafür zu tun, um möglichen Missbrauch zu unterbinden. 

Wie schütze ich mein Gäste-WLAN vor Missbrauch?

Folgende Maßnahmen solltest du ergreifen, um deinen Gästen einen kostenlosen und rechtssicheren Internetzugang anzubieten:

• Achte darauf, dass dein WLAN ausreichend verschlüsselt ist (mind. WPA-2)
• Richte ein angemessen sicheres Passwort ein
• Ändere dieses Passwort in regelmäßigen Abständen
• Trenne dein Gäste-WLAN von deinem eigenen Netzwerk (z.B. für dein mobiles Kassensystem)
• Sperre von vornherein illegale Seiten

Mit diesen Maßnahmen kannst du im Fall der Fälle bezeugen, dass du alles in deiner Macht stehende getan hast, um mögliche Straftaten über dein Gäste-WLAN zu verhindern. Ansonsten droht dir im schlimmsten Fall die Sperrung deines Netzes und ggfs. Strafzahlungen.

Tipps für die Einrichtung deines Gäste-WLANS

Wenn du einen gratis WLAN-Zugang in deiner Location anbietest, dann auch richtig. Damit deine Gäste und auch du Freude an deinem Gäste-WLAN habt, findest du nachfolgend ein paar Tipps.

Hardware und Infrastruktur

In deinem Café werden mehrere Leute gleichzeitig dein Gäste-WLAN nutzen wollen. Damit es nicht zu Verbindungsabbrüchen kommt, solltest du in einen leistungsstarken Router investieren. Der Router sollte auch stark genug sein, um stabiles und schnelles Netz in deiner gesamten Location zu garantieren. Lass dich am besten beraten, welche Hardware für dein Café am sinnvollsten ist. Wenn deine Räumlichkeiten größer sind, wird ein Router alleine wahrscheinlich nicht ausreichen, damit deine Gäste überall dein WLAN ordentlich empfangen können. Damit deine komplette Location abgedeckt ist, setzt du Repeater ein, die dein Gäste-WLAN entsprechend erweitern. Diese bindest du am besten per Netzwerkkabel an, da drahtlose Repeater oftmals störanfällig für externe Signale sind.

Wenn es zu deinem Konzept gehört, dass deine Gäste in deinem Café arbeiten können, solltest du darauf achten, dass genügend Steckdosen vorhanden sind.

Geschwindigkeit

Seien wir ehrlich: Wir haben wir alle nicht mehr die Geduld, uns mit langsamem Internet herumzuschlagen. Investiere also in einen Internetanschluss, der genügend Bandbreite hat. Wie viel Bandbreite du benötigst, hängt u.a. vom Surfverhalten deiner Gäste ab. Hör dich am besten mal bei anderen Cafés und Restaurants um, welchen Anschluss sie verwenden. Die Schnelligkeit deines WLANs kannst du online z.B. bei speedtest.net oder speedmeter messen. 

Achte darauf, dass du einen wenig genutzten WLAN-Kanal verwendest. Je nachdem, wo sich dein Café befindet, hast du wahrscheinlich einen Haufen anderer WLAN-Netze um dich herum. Wenn mehrere Netze den selben Kanal verwenden, geht das zu Lasten der Geschwindigkeit und Qualität. Nutze Apps wie z.B. Wifi Analyzer oder InSSIDer, um deine Umgebung auf freie Kanäle zu prüfen und deinen WLAN Sender entsprechend einzustellen. Mach das am besten in regelmäßigen Abständen. 

Externe Hotspot Anbieter

Neben den oben erwähnten Maßnahmen, um dein Wifi vor Missbrauch zu schützen, kann es sinnvoll sein, ein VPN-fähiges Gäste-WLAN einzurichten. Dadurch wird die IP-Adresse deines Anschlusses nicht nach außen sichtbar. Hierfür gibt es diverse Hotspot Anbieter auf dem Markt, die dir eine entsprechende Lösung und Hardware zur Verfügung stellen. Das sind z.B.:

• meinhotspot.com
• openspot.net
• ewlan.de
• social-wave.de
• frederix-hotspot.de
• maxspot.de
• net365.de
• sorglosinternet.de
• loop21.net
• freefii.de

WLAN-Marketing

Dein Gäste-WLAN ist zwar in erster Linie Kundenservice, aber du kannst und solltest es auch für deine Marketingzwecke verwenden. Die Möglichkeiten sind vielfältig: Eine individuelle Login-Seite, Social-Login, Einladung zu Bewertungen etc. Einige der oben genannten Hotspot Anbieter haben auch Lösungen für WLAN-Marketing im Repertoire, das sind insbesondere:

• meinhotspot.com
• ewlan.de
• social-wave.de
• net365.de
• loop21.net

Ein ausführlicher Artikel zum Thema WLAN-Marketing ist bereits in Arbeit.

Fazit

Ein kostenloser Wifi-Zugang für deine Gäste gehört mittlerweile zum Standard. Dank des BGH-Urteils zur Störerhaftung ist es inzwischen für dich als Gastronom*in auch kein Risiko mehr, deinen Gästen diesen Service zu bieten. Investiere trotzdem in eine ordentliche Hardware und Bandbreite und ergreife entsprechende Sicherheitsmaßnahmen, um dein WLAN vor Missbrauch zu schützen. Vielleicht ist für dich die Beauftragung eines professionellen Hotspot Anbieters sinnvoll. Durch dein Wifi hast du die Möglichkeit, mit deinen Gästen während und nach ihrem Aufenthalt in deinem Café in Kontakt zu bleiben - nutze sie!

Behördengänge, Genehmigungen und weitere Voraussetzungen

Der erste Weg zur praktischen Umsetzung deiner Café-Eröffnung führt dich erstmal zu einigen Behörden und Instituten. Plane hierfür ausreichend Zeit ein!

Unternehmen gründen

Je nachdem, welche Unternehmensform du wählst, sind weitere Schritte für die Gründung notwendig. Das gilt für allem für die Gründung von Kapitalgesellschaften wie GmbH oder UG (haftungsbeschränkt). In diesem Artikel findest du mehr Informationen zu den gängigsten Rechtsformen für Café-Gründungen.

Gewerbe anmelden

Damit du in die Selbständigkeit als Café-Betreiber starten kannst, musst du dir einen Gewerbeschein beim zuständigen Gewerbeamt deiner Stadt holen. Beachte, dass hierfür Gebühren bis zu 65 Euro anfallen können. Den Gewerbeschein bekommst du in der Regel sofort ausgestellt. Im Anschluss werden sowohl das Finanzamt als auch die IHK über deine Gewerbeanmeldung informiert. Vom Finanzamt erhältst du innerhalb weniger Wochen den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zugeschickt. Online gibt es diverse Hilfeseiten, die dir beim Ausfüllen des Fragebogens helfen, z.b. hier. Wenn du eine/n Steuerberater*in hast, der/die mit dir das Formular ausfüllt, umso besser. Nachdem du alles sorgfältig ausgefüllt und ans Finanzamt zurückgeschickt hast, bekommst du in der Regel innerhalb von 2 - 6 Wochen deine Steuernummer ausgestellt. 

Anmeldung Berufsgenossenschaft

Mit der Eröffnung eines Gastronomiebetriebes musst du dich bei der Berufsgenossenschaft für Nahrungsmittel und Gastgewerbe (BGN) anmelden. Die BGN ist Träger der Unfallversicherung. Die Anmeldung muss spätestens eine Woche nach Betriebseröffnung erfolgt sein. Hier findest du das Formular und weitere Informationen zur Anmeldung.

Pachtvertrag unterschreiben

Da du für einige Genehmigungen deinen Pachtvertrag bzw. Lage- und Grundrisspläne benötigst, solltest du deine Räumlichkeiten gleich zu Beginn wählen und den Miet-/Pachtvertrag unterzeichnen. Dein Café unterliegt diversen Hygienevorschriften, deren Einhaltung regelmäßig kontrolliert werden. Es ist demnach klug, deine Location gleich zu Beginn mit der zuständigen Behörde (Ordnungsamt) zu besichtigen und abnehmen zu lassen. Vor allem, wenn du Umbaumaßnahmen durchführst, die die Raumaufteilung und/oder Raumgröße verändern, musst du dir zuvor eine Baugenehmigung bzw. Nutzungsänderung beantragen. Auch bezüglich Brandschutz solltest du dich mit dem Ordnungsamt abstimmen, um später keine Probleme bei der Endabnahme zu bekommen.

Nachweis fachliche Eignung

Da du in deinem Café mit Lebensmitteln hantierst, musst du einige Kurse besuchen, um deine fachliche Eignung zur Eröffnung eines Cafés einzuholen. Dazu zählen:

• Ein Lehrgang zum Lebensmittelrecht bei der IHK. Dieser Lehrgang entfällt, wenn du bereits eine abgeschlossene Berufsausbildung in der Hotellerie und Gastronomie vorweisen kannst.
• Die Schulung zur Lebensmittelhygieneverordnung, ebenfalls bei der IHK. Diese Schulung ist auch für deine Angestellten verpflichtend.
• Die Erstbelehrung zum Infektionsschutzgesetz. Diese wird vom Gesundheitsamt durchgeführt.

Gaststättenkonzession

Wenn du zusätzlich alkoholische Getränke ausschenken möchtest, stehen eine Reihe weiterer Behördengänge und Genehmigungen an: Du benötigst in den meisten Bundesländern eine Gaststättenkonzession bzw. Gaststättenerlaubnis.

Die Gaststättenkonzession wird vom zuständigen Ordnungs- oder Gewerbeamt vergeben und kostet je nach Region, Betriebsart und Räumlichkeit zwischen ca. 50 und 3.500 Euro.

Um die Lizenz zu erhalten, benötigst du neben den weiter oben aufgeführten Schulungen und Belehrungen in der Regel folgende Unterlagen:

• Personalausweis
• Unbedenklichkeitsbescheinigung durch das Finanzamt
• Polizeiliches Führungszeugnis
• Auskunft Gewerbezentralregister
• Miet-/Pachtvertrag bzw. Kaufvertrag

Achtung: Sobald die Alkohol ausschenkst, unterliegst du automatisch der Toilettenpflicht. Ansonsten gelten je nach Bundesland andere Regelungen. Weitere Informationen dazu findest du hier.

Erweiterte Gaststättenerlaubnis für Außenbereich

Dein Café hat einen Außenbereich, wie z.B. eine kleine Terrasse? Dann musst du hierfür eine erweiterte Gaststättenerlaubnis einholen. Welche Vorschriften dafür genau gelten, sind von Bundesland zu Bundesland bzw. von Kommune zu Kommune verschieden, ein paar Grundregeln gelten aber überall. So musst du z.B. den Lärmschutz beachten.

In den meisten Städten ist es eher schwierig, eine eigene Terrasse für dein Café zu bekommen. Deshalb nutzen viele Gastro-Betriebe den Gehweg als zusätzlichen Außenbereich. Da dieser aber eigentlich nicht zur Bewirtung vorgesehen ist, musst du in diesem Fall - wie sollte es anders sein? - eine Sondernutzungserlaubnis beantragen. Welche Fläche du für die Bewirtung deiner Gäste nutzen darfst, wird vom Ordnungsamt bestimmt. Die Tische und Stühle, die du zu diesem Zweck aufstellst, dürfen nämlich nicht die "Sicherheit und Leichtigkeit" des Verkehrs beeinträchtigen. Mit der Sondernutzungserlaubnis bekommst du dann die allgemein bekannten weißen Punkte auf dem Gehweg, die deine Außenfläche begrenzen. Auch hierfür fallen Gebühren an, die sich von Stadt zu Stadt unterscheiden.

Rundfunkbeitrag anmelden

Richtig, der Rundfunkbeitrag (vielen noch bekannt als "GEZ") macht auch vor deinem Café nicht Halt. Du musst hierzu dein Café als Betriebsstätte anmelden und die Anzahl der Beschäftigten angeben. Die Beitragshöhe wird darüber bestimmt. Hier findest du das Formular zur Onlineanmeldung des Rundfunkbeitrags für Gewerbe.

Vorsicht: Die Bezahlung des Rundfunkbeitrags allein berechtigt dich noch nicht, Hintergrundmusik in deinem Café abzuspielen. Dazu musst du dich zusätzlich bei der GEMA anmelden und die nötige Lizenz einholen.

GEMA anmelden

Ganz in Stille in einem Café zu sitzen, nur mit diversen Gesprächsfetzen durchzogen, ist doof. Und ungemütlich. Bevor du aber auch nur einen Ton an Hintergrundmusik abspielen kannst, musst du bei der GEMA die dafür nötige Lizenz einholen. Wie viel dich diese Lizenz kostet, hängt von der Art der Musiknutzung ab (in deinem Fall also Hintergrundmusik) und der Größe deiner Räumlichkeiten in Quadratmetern. Hier findest du weitere Informationen und Formulare für die GEMA Anmeldung für Gastronomiebetriebe.

Solltest du in deinem Café Events veranstalten, wie z.B. Abende mit Livemusik, musst du hierfür eine gesonderte Lizenz einholen.

Weitere Gesetze und Vorschriften für den Café-Betrieb

Neben den in diesem Artikel bereits erwähnten Vorschriften und Genehmigungen solltest du dich eingehend mit den für dein Bundesland bzw. deine Kommune geltenden Gesetzen und Vorschriften für Gastronomiebetriebe auseinandersetzen. Dazu zählen insbesondere:

• Gaststättengesetz und -verordnung
• Europäische Verordnungen (z.B. Deklaration von Inhaltsstoffen)
• Weitere Vorschriften bzgl. (Lebensmittel-)Hygiene
• Verordnung zur Entsorgung von Küchenabfällen
• Lärmschutz
• Nichtraucherschutz
• Jugenschutz
• Arbeitsrecht

Räumlichkeiten ausstatten

Nachdem du den Miet-/Pachtvertrag für dein Café unterschrieben hast, geht es an die Ausstattung. Wenn in deinen Räumlichkeiten bereits zuvor ein Gastronomiebetrieb war, kannst du oftmals bestehendes Inventar abkaufen - sofern es zu deinem Konzept passt. Gerade bei größeren Investitionen wie z.B. für die Theke oder Kühlschränke lohnt es sich, diese gebraucht zu übernehmen. Woher du dein restliches Mobiliar beziehst, hängt von deinem Konzept ab. Für ein alternatives Flair bieten sich z.B. DIY Palettenmöbel oder Vintage Mobiliar vom Flohmarkt an. Willst du es eher clean und schlicht, sind Läden für minimalistisches Interieur die richtige Wahl. Das gilt ebenso für Dekoration, Licht, Geschirr, etc.

Ebenso solltest du Hotspot Anbieter checken, damit du noch vor der Eröffnung ein internes und ein davon getrenntes Gäste-WLAN einrichten kannst. Setze dich zudem damit auseinander, welches Kassensystem du verwenden möchtest.

Lieferungen planen

Damit du deine Gäste versorgen kannst, benötigst du natürlich die entsprechenden Waren. Das fängt bei deinen Kaffeebohnen an und hört mit Zucker auf. Kaffee ist logischerweise dein wichtigster Rohstoff. Wo und wie du ihn beziehst, definiert nicht nur die geschmackliche Qualität des Produkts, das du deinen Gästen anbietest, sondern auch deine Vision und Haltung zum Thema Kaffee. Wenn du selbst rösten möchtest, ist deine Bezugskette eine andere als bei Fremdbezug bzw. Einkauf bei einem Röster deiner Wahl. Aber auch Produkte wie Milch bzw. Alternativen zu Milch, Zucker, Zutaten für die angebotenen Speisen etc. wollen regelmäßig geliefert werden. Investiere hier genug Zeit und Recherche, denn im besten Fall bindest du dich langfristig an die jeweiligen Lieferanten und Dienstleister. Plane nach Vertragsunterzeichnung die ersten Lieferungen. Nach den ersten Monaten wirst du schon relativ genau planen können, wie viele Waren du in welchem zeitlichen Abstand benötigst.

Personalplanung

Je nachdem, wie groß dein Café sein soll, wie viele Mitgründer du hast und welche Art von Speisen du anbietest, wirst du früher oder später Mitarbeiter einstellen wollen. Auch hier gilt: Nimm dir genug Zeit, um die Anforderungen an deine Angestellten zu formulieren und eine saubere Personalplanung aufzustellen. Auf dieser Basis erstellt du deine Stellenausschreibungen und führst Bewerbungsgespräche durch. Denke daran, dass deine Mitarbeiter dich und dein Café 1:1 bei deinen Gästen repräsentieren, wähle also weise. 

Ebenso solltest du dich vorab mit dem geltenden Arbeitsrecht und den entsprechenden Verträgen vertraut machen. Konsultiere hierzu im Zweifelsfall einen Experten.

Erstelle deinen Schichtplan am besten mit digitalen Tools für Personaleinsatzplanung. 

Marketing

Marketing ist ein Thema, mit dem sich viele nicht gerne befassen. Doch wenn du ein Café betreibst, gehört gutes Marketing genauso dazu, wie eine saubere Buchführung. 

Offline Marketing

Mund-zu-Mund-Propaganda ist zweifelsfrei enorm wichtig und eine bewährte Methode, neue Gäste anzulocken. Du solltest allerdings weitere Maßnahmen in Angriff nehmen. Das fängt alleine schon mit deiner Außenbeschilderung an. Hast du einen Namen und ein passendes Logo gefunden, gehören sie außen an dein Café. Du musst dich hier nicht verkünsteln aber z.B. eine individuelle, einheitliche Schriftart schaffen Wiedererkennungswert. Diese verwendest du am besten auch für deine Menükarten. 

Am Anfang bzw. zur Eröffnungsfeier deines Cafés macht es ebenfalls Sinn, Flyer an Orten zu platzieren, die von deiner gewünschten Zielgruppe häufig besucht werden. 

Im laufenden Betrieb kannst du Stammkunden z.B. mit einem Treueprogramm belohnen. Eine allseits bekannte Methode ist dabei die Ausgabe von Stempelkarten, bei denen deine Gäste nach beispielsweise 10 Kaffees einen Kaffee umsonst bekommen.

Online Marketing

Natürlich darf die digitale Version der Mund-zu-Mund-Propaganda - Social Media - nicht fehlen. Erstelle für den Anfang zumindest eine Facebook-Seite für dein Café mit den wichtigsten Infos: Adresse, Öffnungszeiten und im besten Fall den Menü. Hierüber stellst du auch ggfs. deine geplanten Events ein, wie zum Beispiel deine Eröffnungsfeier.

Melde dich zudem bei Google My Business an. Dort erstellst du ein Profil mit den wichtigsten Daten und Fotos deines Cafés. So wirst du in der Google-Suche mit deiner Location gefunden und erscheinst auf Google Maps. Außerdem können dir deine Gäste dort eine Rezension hinterlassen. Tripadvisor und Yelp sind weitere Portale, auf denen ein Eintrag für dein Café sinnvoll ist. 

Finanzen

Mal ehrlich: Nur wenige Menschen setzen sich gerne mit dem Thema Finanzen auseinander. So viele Vorschriften und Gesetze und als normaler Mensch blickt man eh nicht mehr durch. Richtig. Und genau deshalb ist es wichtig, dass du dich von Anfang an ordentlich damit auseinandersetzt, Wissenslücken schließt und dich sauber aufstellst. Das erspart dir später ein böses Erwachen, denn drumrum kommst du eh nicht.

Buchhaltung

Falls noch nicht geschehen, solltest du dir spätestens jetzt eine/n Buchhalter*in bzw. Steuerberater*in suchen. Möchtest du wirklich jeden Monat und zum Jahresabschluss die Zettelwirtschaft, Lohnabrechnung und Steuererklärung alleine machen? Bestimmt nicht. Es ist wichtig, dass du dich zumindest grob mit der Materie auskennst aber es gibt einen Grund, warum es diese Berufsgruppen gibt: Damit du dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst und sie dir im Hintergrund den Rücken freihalten. 

Steuern

Als Gastronom*in und Selbständige*r kommen eine Reihe an Steuerzahlungen auf dich zu. Setze dich dazu mit deiner Steuerberatung und Buchhaltung zusammen. Folgende Steuern musst du an das Finanzamt abführen: 

• Umsatzsteuer
• Gewerbesteuer
• Einkommenssteuer (für Einzelunternehmen und Personengesellschaften)
• Körperschaftssteuer (für Kapitalgesellschaften)
• Solidaritätszuschlag
• Lohnsteuer / Kirchensteuer (wenn du Mitarbeiter beschäftigst)
• Pauschalbeträge für Sachentnahmen
• Sonstige Steuern, z.B. beim Verkauf von alkoholischen Getränken
• Grundsteuer (wenn dir das Grundstück bzw. Café selbst gehört, also nicht gepachtet ist)

Geschäftskonto eröffnen

Gesetzlich bist du je nach Gründungsform nicht dazu verpflichtet, ein extra Geschäftskonto zu eröffnen. So müssen nur Kapitalgesellschaften ein Geschäftskonto führen. Im laufenden Betrieb hat es jedoch nur Vorteile, wenn du geschäftliche Transaktionen von deinem Privatkonto trennst. Das ist vor allem auch einfacher für deine Buchhaltung, da diese z.B. durch einen eigenen Zugang zu deinem Geschäftskonto alle Überweisungen selbständig tätigen kann. Informiere dich über die jeweiligen Konditionen der einzelnen Banken, die ein Geschäftskonto anbieten. Da du mit deinem Café wahrscheinlich einen großen Anteil an Bargeld einnehmen wirst, solltest du auf entsprechende Einzahlungsmöglichkeiten achten.

Versicherungen

Als selbständige/r Café-Inhaber*in trägst du eine Reihe an Risiken, für die du eine entsprechende Versicherung abschließen solltest. Dabei kommt es auf deine individuelle Situation an, welche Versicherungen du in welchem Umfang abschließen solltest. Damit du am Ende nicht komplett überversichert dastehst, wie Gerhard Polt in dem Film "Kehraus", lässt du dich am besten auch hierfür von einem Experten beraten. Grundsätzlich sind aber die folgenden Versicherungen für dein Gastgewerbe relevant:

• Betriebshaftpflichtversicherung
• Gewerbliche Rchtsschutzversicherung
• Geschäftsinhalts- bzw. Inventarversicherung

Für dich persönlich als Gewerbetreibende*r sind diese Versicherungen wichtig:

• Krankenversicherung (entweder gesetzlicher Krankenversicherung die Aufnahme einer gewerblichen Tätigkeit melden oder eine private Krankenversicherung abschließen)
• Unfallversicherung
• (Private) Rentenversicherung bzw. Altersvorsorge

Eröffnung

Du hast es geschafft! Deine Checkliste ist abgehakt und alles ist bereit zur Eröffnung deines eigenen Cafés. Jetzt darfst du diesen Meilenstein mit einer ordentlichen Einweihungsparty feiern - eine super Gelegenheit, dich und dein Café in der Stadt bekannt zu machen. Wie oben im Punkt "Marketing" bereits erwähnt, kommunizierst du die Eröffnung am besten wie folgt:

• Flyern oder Poster an strategisch gut gewählten Orten, an denen sich deine Zielgruppe aufhält
• Event auf Facebook einstellen
• Und natürlich: Erzähle deinen Freunden, Bekannten, Familienangehörigen etc. davon!

Achtung: Auch wenn du grundsätzlich keine alkoholischen Getränke auf deiner Karte hast, deinen Gästen aber zur Eröffnung ein Gläschen Sekt ausgeben möchtest, brauchst du dafür eine Ausschankgenehmigung. Diese einmalige Gestattung zum Ausschank alkoholischer Getränke erhältst du beim Ordnungsamt. Plane dafür am besten 2 - 3 Wochen Vorlaufzeit ein.

Am Anfang steht der Businessplan

Die Eröffnung eines eigenen Cafés ist eine Existenzgründung wie jede andere. Das bedeutet, dass du dich auf eine Menge Recherche und Vorarbeit einstellen musst, bevor du auch nur daran denken kannst, eine Tasse Kaffee zu verkaufen. Wenn du noch komplett am Anfang stehst und keine Ahnung hast, wie du den Business-Aspekt deines Cafés angehen sollst, ist eine Existenzgründerberatung von von Vorteil. Diese wird von unterschiedlichen Institutionen angeboten, z.B. von der IHK. Dort wird man dir raten, einen konkreten Businessplan zu erstellen. Das klingt erstmal etwas abschreckend, aber dein/e Gründungsberater*in wird dich dabei unterstützen und du wirst dadurch quasi gezwungen, dich ganz konkret mit deinem Vorhaben und den damit verbundenen finanziellen Aspekten auseinanderzusetzen. 

Die nachfolgenden Punkte wirst du detailliert in deinem Businessplan bearbeiten:

Das Konzept deines Cafés

Welche Vision hast du für dein Café? Welche Zielgruppe willst du ansprechen und wie? Soll dein Café ein bestimmtes Thema haben, durch eine besondere Einrichtung hervorstechen oder möchtest du zusätzliche Services anbieten? Welches gastronomische Angebot möchtest du deinen zukünftigen Gästen bieten? Beschränkst du dich nur auf Kaffee und kleine Backwaren oder möchtest du beispielsweise einen Mittagstisch oder ein Brunchbuffet anbieten? Hast du vor, deinen Kaffee selbst zu rösten und deine Bohnen ggfs. zusätzlich zum im eigenen Shop zu verkaufen? Bei der extrem großen Anzahl an Cafés solltest du einen USP (= unique selling point) herausarbeiten und so klar wie möglich formulieren. Dein Konzept ist natürlich nicht in Stein gemeißelt aber es ist hilfreich, wenn du dir gleich von Beginn an Gedanken über dein Alleinstellungsmerkmal machst. 

Achtung: Wenn du in deinem Café Alkohol ausschenken möchtest, gelten zusätzliche Auflagen für dich und du musst eine Gaststättenerlaubnis einholen.

Location, Location, Location

Der Standort deines Cafés ist ebenso ausschlaggebend wie dein Konzept. In diesem Schritt führst du eine Standortanalyse durch: Wo hält sich deine Zielgruppe auf? Möchtest du eher Geschäftsleute ansprechen, bieten sich Räumlichkeiten in der Nähe von Unternehmen an. Soll dein Café "der dritte Ort" für junge Familien werden? Dann solltest du nach einer freien Location in dem Stadtteil suchen, in dem diese Familien wohnen. Du siehst, alles baut aufeinander auf. Im selben Zug führst du eine Wettbewerbsanalyse durch: Wie viele Cafés gibt es bereits in der Straße oder näheren Umgebung? Sind diese individuelle Cafés oder Teil von größeren Ketten? Achte darauf, dass du dich nicht "mit hineinquetschst". Das erhöht nicht nur den (Konkurrenz-)Druck für dich, sondern auch für die bereits etablierten Locations vor Ort. 

Ebenso wichtig ist die Entscheidung, ob du die Räumlichkeiten eines bestehenden Gastronomiebetriebs übernimmst oder ob du deine Wunschlocation nach deiner Vorstellung umbauen willst. Ersteres bringt generell weniger Investitionen und Abnahmen durch die zuständigen Behörden mit sich. Zudem kannst du möglicherweise bestehendes Inventar wie z.B. die Theke oder andere Einrichtung günstig abkaufen. Möchtest du eine Location komplett nach deiner Vision ausrichten und umgestalten, musst du die finanzielle Belastung entsprechend kalkulieren und die benötigten Genehmigungen einholen: So musst du bei einer anderen Raumaufteilung oder Größenänderung eine Nutzungsänderung beantragen. Erstelle am besten eine Liste mit Mindestanforderungen für deine Location.

Achte außerdem darauf, ob zu den Räumlichkeiten auch ein Außenbereich gehört. Hierfür benötigst du nämlich - Überraschung - eine Sondernutzungserlaubnis und erweiterte Gaststättenerlaubnis, welche mit zusätzlichen Kosten verbunden sind. 

Wähle deine Gründungsform

Da du dich mit der Eröffnung deines Cafés selbständig machst, ist es nötig, eine Gründungs- und Rechtsform zu wählen. Welche das ist, ist abhängig von diversen Faktoren, z.B.:

• Anzahl Gründer
• (Finanzielle) Haftung
• Steuerliche Aspekte

In der Branche gängig sind neben der Anmeldung als Einzelunternehmen die Rechtsformen UG (haftungsbeschränkt), GmbH oder GbR. Beachte hierbei, dass bei einer Gründung als Kapitalgesellschaft (GmbH und UG) weitere Kosten auf dich zukommen (z.B. Notarkosten) und du andere Vorgaben hinsichtlich Buchführung und Steuerzahlung hast.

Der Name für dein Café

Klingt so simpel, kann aber mitunter viel Zeit in Anspruch nehmen: Die Namenswahl für dein Café. Generell sind deiner Fantasie keine Grenzen gesetzt, du solltest nur darauf achten, dass du keine Namens- und Markenrechte verletzt. Deine Gäste sollten sich den Namen deines Cafés gut einprägen können und ihn nicht mit deiner Konkurrenz verwechseln. Wähle dementsprechend einen individuellen Namen, den es so (zumindest in deiner Stadt oder näheren Umgebung) noch nicht gibt.

Marketingmaßnahmen bestimmen

Das Grundgerüst deines Cafés steht - zumindest auf dem Papier. Nun ist es an der Zeit, dir Gedanken zu machen, wie du deine ersten Gäste anlocken und im besten Fall zu Stammkunden machen kannst. Das fängt mir einer einfachen Online Präsenz an (eine Facebook-Seite und ein Eintrag in Google My Business sind das Minimum) und geht bis hin zu Sponsoring von (lokalen) Events. Überlege dir, wo sich deine Zielgruppe herumtreibt und wie du sie dort erreichen kannst. Deine Marketingmaßnahmen sollten auch zu deinem Konzept und deiner Vision passen. Vergiss nicht, ein entsprechendes Marketingbudget einzukalkulieren. 

Finanzplan erstellen

Du hast es bis hierhin geschafft und hast nun eine ziemlich genaue Vorstellung davon, wie du dein Café führen willst. Nun kommen wir zu dem Teil, in dem du dich der knallharten Realität stellen musst: Die Kostenkalkulation im Finanzplan für dein Café. Investiere hierfür genügend Zeit und recherchiere deine Kosten so genau wie möglich. Wenn es nämlich anschließend an die Finanzierung für dein Café geht, musst du eine konkrete Kostenaufstellung und eine Auswertung der geplanten Einnahmen vorweisen können. Externe Investoren wie z.B. Banken sind nämlich gar nicht sooo begeistert, Kredite für die Eröffnung von neuen Gastronomieangeboten zu vergeben. Das Statistische Bundesamt verzeichnet jedes Jahr zahlreiche Gewerbeabmeldungen und Insolvenzen im Gastro-Bereich. Deshalb: Nimm das nicht auf die leichte Schulter sondern rechne genau durch, ob dein Traum vom eigenen Café auch in der Realität bestehen kann. Aber keine Angst, dein/e Existenzgründerberater*in hilft dir in der Regel dabei.

In deinen Finanzplan gehören:

Initiale Investitionskosten

• Gründungskosten (z.B. Gewerbeanmeldung, ggfs. Notarkosten, Kosten für Existenzgründungsberatung, etc.)
• Kosten für eventuelle Umbaumaßnahmen oder Renovierungsarbeiten
• Anschaffungskosten für Ausstattung (z.B. Gastro-Siebträgermaschine, Möbel, Deko, Geschirr, Kühlschrank, etc.)
• Erstmalige Warenanschaffung (recherchiere passende Dienstleister und fordere unverbindliche Angebote an)

Laufende Kosten

• Miete/Pacht
• Müllentsorgung
• Strom, Wasser, Gas
• Internet (intern und wenn du WLAN für deine Gäste anbietest)
• Hardware- und Lizenzgebühren für dein Kassensystem
• Wiederkehrender Wareneinkauf (ergibt sich aus den Erfahrungswerten der ersten Wochen und Monate)
• Gebühren für deine (erweiterte) Gaststättenerlaubnis wenn du Alkohol ausschenkst und/oder einen Außenbereich hast
• GEMA, Rundfunkbeitrag
• Personalkosten
• Versicherungen
• Marketingbudget
• Kosten für Buchhaltung und Steuerberatung
• Weitere laufende Kosten (z.B. Webhosting bei einer eigenen Website, Softwaregebühren, etc.)
• Nicht vergessen: Dein Gehalt!

Diese Kosten stellst du nun deinen geplanten Einnahmen gegenüber:

Einnahmen kalkulieren

All die oben aufgelisteten Kosten fließen in deine Preiskalkulation mit ein. Am besten ist es, du brichst deine laufenden monatlichen Kosten auf einen Tages- oder Wochensatz herunter und kalkulierst so, wie hoch dein Tages- bzw. Wochenumsatz sein muss, um zumindest diese Kosten zu decken. 

Du musst natürlich das Rad nicht neu erfinden - schau dich nach links und rechts um. Welche Preise rufen deine Mitstreiter in deiner Stadt oder näheren Umgebung auf? Gerade, wenn du Specialty Coffee anbietest, dich richtig in Bezug auf deine Zielgruppe positionierst und mega Barista-Skills hast (bzw. ein/e hammer Barista in deinem Team ist), solltest du angemessene Preise aufrufen und dich nicht unter Wert verkaufen. Das schadet letzten Endes der gesamten Branche.

Finanzierungsmöglichkeiten für dein Café

Du hast nun deinen Businessplan vollständig ausgearbeitet, alle wichtigen Voraussetzungen recherchiert und einen durchdachten Finanzplan aufgestellt. Dein/e Existenzgründerberater*in gibt dir beide Daumen hoch - perfekt! Der erste wichtige Meilenstein ist geschafft! Nun geht es darum, die passende Finanzierung für die Gründung deines Cafés zu finden. Wie bei allen Finanzprodukten solltest du hier die einzelnen Angebote genau vergleichen und dann entscheiden, was für dich am besten passt. 

Staatliche Fördermittel für Existenzgründer*innen

In Deutschland gibt es eine Reihe von staatlichen Fördermitteln für Gründer*innen, deren Umfang je nach Bundesland variieren. Dadurch kannst du beispielsweise eine kostenlose Gründungsberatung oder niedrig verzinste Darlehen in Anspruch nehmen. Informiere dich am besten, welche Möglichkeiten es in deinem Bundesland gibt und an welche Bedingungen die jeweilige Förderung geknüpft ist. Eine 100%ige Finanzierung durch den Staat ist unrealistisch, eine Selbstbeteiligung wird auf jeden Fall erwartet. Zudem werden dich die Fördermittelgeber um einen Plan bitten, was du für deinen wirtschaftlichen Erfolg zu tun gedenkst. Spätestens hier wirst du froh sein, einen ordentlichen Businessplan in der Tasche zu haben! Mehr Informationen zu verfügbaren staatlichen Fördermitteln findest du auf den Seiten des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie hier und hier.

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit heraus gründest, steht dir der sogenannte Gründungszuschuss der Bundesagentur für Arbeit zu. Welche Voraussetzung dafür gelten findest du hier.

Bankenkredit für Existenzgründung

Alternativ zu einem staatlich geförderten Kredit kannst du auch einen klassischen Kredit bei einer Hausbank beantragen. Beachte aber, dass du hier in der Regel neben einem überzeugenden Finanzplan weitere Sicherheiten oder eine Bürgschaft sowie eine tadellose Bonität vorweisen musst. 

Inzwischen gibt es andere Kreditformen, deren Hürde etwas niedriger ist, als beim klassischen Bankenkredit. Online Kredite zum Beispiel sind vergleichsweise einfach zu bekommen. Das liegt daran, dass die Darlehenssumme generell von mehreren Kreditgebern gestellt wird. Doch auch hier hängen die Konditionen stark von deinen Sicherheiten sowie deinem Projekt an sich ab. 

Crowdfunding

Eine spezielle Form des Online Kredits ist das Crowdfunding. Über diverse Plattformen werden hierbei Projekte durch eine Crowd, also mehreren Kreditgeber, finanziert. Die Kreditgeber sind in diesem Fall meistens Privatpersonen. 

Eigenkapital

Last but not least: Das Eigenkapital. Vielleicht hast du ja genug Geld auf der hohen Kante, um dich ohne Fremdfinanzierung mit deinem Café selbständig zu machen. Das hat natürlich den Vorteil, dass du komplett unabhängig an die Sache herangehen kannst. Allerdings gibt es vor allem von staatlicher Seite ein sehr gutes Angebot an Förderprogrammen, die du dir auf jeden Fall anschauen solltest.

Von der Finanzierung bis zur Eröffnung

Die Phase der Vorbereitung und Planung ist abgeschlossen: Du hast es geschafft, mit deinem Business- und Finanzplan ein großartiges Konzept aufzustellen und dir eine passende Finanzierung zu sichern. Herzlichen Glückwunsch! Doch wie geht es nun weiter? Im nächsten Artikel gehen wir die nächsten Schritte bis zur eigentlichen Eröffnung deines eigenen Cafés durch.